Kwaliteitsmanagementsysteem: zo laat je het voor je lab werken - Labinsights

Kwaliteitsmanagementsysteem: zo laat je het voor je lab werken

icon.highlightedarticle.dark kwaliteitssystemen
48 bekeken Laatste wijziging: 14 november 2024
Kwaliteitsmanagementsysteem
Kwaliteitsmanagementsysteem | Foto: Adobe Stock

Voor het behoud van de accreditatie is het belangrijk het kwaliteitsmanagementsysteem van het laboratorium op orde te houden. Deze tips en valkuilen helpen je op weg om van je geaccrediteerde kwaliteitsmanagementsysteem een lust te maken, en geen last. Ga aan de slag met deze vier tips en twee valkuilen.

Hoe zorg je ervoor dat het kwaliteitsmanagementsysteem geen last, maar een lust wordt? Als je het overzicht kwijt bent over je geaccrediteerde kwaliteitsmanagementsysteem van het laboratorium, is het lastig om een goed systeem in stand te houden. Onderstaande tips en valkuilen helpen je om een pragmatische aanpak te implementeren.

tk1

Tip 1: Bewaar het overzicht

Om het overzicht te kunnen bewaren, is het zaak om alle documentatie van je kwaliteitsmanagementsysteem zo simpel mogelijk te houden. Vaak slingeren er ingewikkelde protocollen en procedures rond in het laboratorium. Of medewerkers maken gebruik van een Excel-programma met oneindig veel tabbladen om in te voeren met gegevens. Dat maakt het onnodig onoverzichtelijk, dus orden alles vanaf het begin af aan.

tk2

Tip 2: Leg alles slechts één keer goed vast

Zorg dat je alles maar één keer opschrijft. Nog te vaak zijn er vergelijkbare handleidingen van hetzelfde proces te vinden in het laboratorium. Dat maakt het lastig het juiste document erbij te pakken bij een externe audit door bijvoorbeeld de Raad van Accreditatie. Een valkuil hierbij is dat er veel overschrijfmomenten zijn, waardoor je wijzigingen niet in alle documenten tegelijk meeneemt.

tk3

Tip 3: Gebruik de frisse blik van nieuwe medewerkers

Laat nieuwe medewerkers en stagiaires met een frisse blik naar systemen of processen kijken. Dit maakt helder waarom je bepaalde zaken doet om aan de eisen te voldoen, en of alles nog wel even efficiënt is. Ga dan niet teveel tegelijk vragen, maar focus je op één procedure.

Vraag om feedback: welke verschillen in kwaliteitsmanagementsystemen zien ze op basis van de eigen ervaring die ze al hebben, en kan het pragmatischer? Het kan gaan om protocollen voor apparatuur, werkwijzen of formulieren. Je kunt zo toetsen of dat wat beschreven is ook klopt met wat er in de praktijk wordt uitgevoerd.

tk4

Tip 4: Gebruik de kracht van herhaling

Maak het nieuwe beleid van de pragmatische aanpak bekend in de organisatie. Zorg ervoor dat de boodschap intern overal hetzelfde is, en maak gebruik van de kracht van herhaling. Maak het ook bespreekbaar. Dat kan ook gaan beleid buiten de arbeidsvoorwaarden om, zoals de procedure voor relatieschenken, beleid over nevenactiviteiten of geheimhouding.

Er zijn ook valkuilen
Er zijn ook valkuilen

Valkuil 1: Lijsten en formulieren

Een bekende valkuil zijn de verschillende lijsten en formulieren voor bijvoorbeeld acties vanuit audits, klachten en doelstellingen uit managementbeoordelingen. Doordat deze acties op verschillende lijsten staan, kun je niet prioriteren en volg je de acties niet meer op. Probeer deze dus te groeperen om het overzicht goed te bewaren.

Je kunt als kwaliteitsverantwoordelijke met 3 verschillende overzichten vooruit:

  1. Overzicht risico’s en kansen
  2. Overzichten met acties uit corrigerende maatregelen en maatregelen uit risico’s en kansen
  3. Een planningsoverzicht voor de kalibratie van apparatuur, review van documenten en de geplande uitvoering van interne audits.

Valkuil 2: Onnodige nieuwe procedure maken

Medewerkers denken vaak het eerste aan een nieuwe lijst of procedure als er iets verbeterd moet worden. Maar dat is een valkuil, want dan heb je weer een nieuwe lijst of document erbij. Kijk eerst wat je al hebt, ook qua systemen, en pas liever de huidige aan. Maak het jezelf en de mensen in het laboratorium gemakkelijk die met de documenten moeten werken. Je bouwt het systeem voor jezelf, dus maak het behapbaar, zodat een goed kwalitatief product de deur uitgaat.

Bekijk de cursus ISO 17025 praktisch interpreteren

ISO 17025 praktisch interpreteren

Wil je nog meer weten?

Risicogebaseerd denken biedt kansen in je laboratorium

4-O systematiek thuis: in 5 stappen naar de kern van jouw probleem

Interne audit uitvoeren met 10 must-know tips

8 tips voor gevalideerd gebruik van Excel-spreadsheets

 

Geschreven door

Logo van:Kwaliteitsmanagementsysteem: zo laat je het voor je lab werken

QAducation bv

QAducation: maak kwaliteitszorg begrijpelijk en toepasbaar Lees meer