Herkenbaar? De interne audit is afgerond, het rapport zegt ‘conform’, en toch zie je volgend jaar dezelfde bevindingen terugkomen. Je bent niet altijd zelf de auditor, maar wel verantwoordelijk voor wat de audit oplevert.
De waarde van een audit zit niet in het afvinken van wat al goed gaat, maar in wat over het hoofd wordt gezien. Niet omdat auditoren slecht werk leveren, maar omdat iedereen de neiging heeft naar dezelfde plekken te kijken.
Hieronder zeven dingen die ik structureel mis zie gaan.
De meeste audits volgen het proces zoals het hoort te lopen. Monster binnen, registreren, analyseren, rapporteren, klaar. Maar elk proces heeft uitzonderingen: de herhaalmeting, de spoedaanvraag, de monsters die net niet aan de acceptatiecriteria voldoen. Dat zijn de paden waar afwijkingen ontstaan, juist omdat ze niet ingesleten zijn.
Vraag tijdens je audit expliciet:
“Wat doe je als dit niet volgens plan gaat?” En laat je dat dan ook echt zien, niet alleen vertellen.
Dagelijkse routines kunnen medewerkers dromen. Daar zit zelden het probleem. Het risico zit in dingen die een paar keer per jaar gebeuren: de jaarlijkse kalibratie van een back-upinstrument, het inwerken van een nieuwe medewerker, de evaluatie van een leverancier die al jaren hetzelfde levert.
Vraag in je voorbereiding:
wat staat er in dit proces dat niet wekelijks of maandelijks voorkomt? Dat is je shortlist.
Een audit is geen momentopname, het is een vervolg. Verandering is de plek waar risico ontstaat, omdat oude gewoontes en nieuwe afspraken nog niet helemaal op elkaar aansluiten.
Begin je audit met één vraag:
Is er sinds de vorige audit iets veranderd? Nieuwe medewerkers, apparatuur, een andere leverancier, een aangepaste procedure. Leg desnoods de vorige auditrapportage erbij. Die ene vraag bepaalt vaak al waar je extra goed op moet letten.
De meeste fouten ontstaan niet binnen een stap, maar tussen twee stappen. Tussen de monsterontvangst en de analyse. Tussen de analist en degene die het rapport opstelt. Tussen de ene shift en de volgende. Iedereen doet zijn eigen stuk goed, maar niemand voelt zich verantwoordelijk voor wat erna komt.
Vraag bij elke stap:
Wie krijgt dit van wie, en wat gaat er mis als die overdracht haperde? Dat is vaak interessanter dan de stap zelf.
Dit is de lastigste. Sommige kennis is zo vanzelfsprekend voor een ervaren medewerker dat die het niet meer benoemt, en dus ook niet meer in een procedure staat. “Dat doen we altijd zo” is een zin die je serieus moet nemen, want die verbergt vaak ongedocumenteerde kennis. Zodra die medewerker vertrekt, vertrekt die kennis mee.
Vraag door bij dat soort uitspraken.
Laat je niet afschepen met “dat weet iedereen hier wel”. Vraag waar het staat. Vaak nergens.
Mensen zeggen sneller dat iets gebeurt, dan dat het ook echt gebeurt. Niet uit onwil, maar omdat het in hun hoofd klopt: “Natuurlijk controleren we dat”, terwijl het er in de praktijk weleens bij inschiet.
Een mondelinge bevestiging is geen bewijs.
Vraag niet alleen of iets gebeurt, maar laat het zien.
Een logboek, een paraaf, een export uit het systeem. Als dat er niet is, is het antwoord eigenlijk ‘nee, niet aantoonbaar’.
Een corrigerende maatregel die op papier is afgesloten, is niet hetzelfde als een oorzaak die echt is opgelost. Vaak is het symptoom weggewerkt en duikt dezelfde bevinding een jaar later weer op, soms zelfs bij een andere medewerker of in een ander team.
Pak bij elke audit de vorige bevindingen erbij en vraag:
Is dit structureel opgelost, of hebben we toen alleen het gat gedicht?
Een goede interne audit stelt niet de vraag “doen we wat er staat?”, maar “wat staat er niet, en zou dat wel moeten?” De B-weggetjes, de uitzonderingen, de veranderingen sinds vorige keer, de overdrachten, de ongeschreven kennis, de mondelinge beloftes en de oude bevindingen: dat zijn de plekken waar je systeem zich daadwerkelijk laat zien.
Begin niet bij de procedure, begin bij deze zeven vragen. Je krijgt heel andere bevindingen dan anders.
Wil je dat je team deze blinde vlekken zelf leert herkennen, vóór ze in een rapport terechtkomen? Bekijk de eerstvolgende data van de training ‘Interne audit’ op qaducation.nl/interne-audit.
