De labwereld gebruikt veel (Excel-)spreadsheets voor registratieactiviteiten en om berekeningen te automatiseren. Een spreadsheet ontwerpen is een fluitje van een cent, maar er zitten risico’s verbonden aan het gebruik qua dataintegriteit. Wees er dus van bewust dat validatie van de functionaliteit en beheersing van de toepassing van spreadsheets wenselijk is.
Volg daarom deze acht tips.
1. Betrokkenheid
Betrek de spreadsheet-gebruikers bij het gehele proces van het ontwerp tot validatie. Zij weten welk ontwerp de beste ondersteuning biedt aan het bedrijfsproces. De gebruikers begrijpen ook de intentie van de berekening. Voor hen is het eenvoudiger te verifiëren of formules juist zijn geprogrammeerd.
2. Ontwikkeling
Definieer voor de ontwerpfase eerst de eisen en functionele specificaties. Beperk hierbij het gebruik van meerdere gescheiden werkbladen in een Excel-werkmap; het refereren van waarden buiten het werkblad is lastig te valideren. Voeg bij het gebruik van macro’s de uitleg daarvan toe.
3. Validatie
Baseer de validatie op wat de spreadsheet doet en wat is wel of niet toegestaan bij het gebruik ervan. Je valideert niet Excel, je valideert het gebruik. Als er macro’s zijn gebruikt, dan is de code review onderdeel van de validatie. Een slager keurt niet zijn eigen vlees, dus een tweede persoon voert de validatie uit. De functionaliteit toon je aan door van de validatie objectief bewijs te leveren.
4. Beveiliging
Pas wachtwoordbeveiliging toe, zo voorkom je dat de gebruiker de functionaliteit van een spreadsheet wijzigt. Denk hierbij aan de beveiliging van de cellen in het individuele werkblad, de spreadsheet zelf (de werkmap) en eventuele grafieken.
5. Versiebeheer
Beheer elke gevalideerde spreadsheet als een document. Versiebeheer, ingangsdatum en een overzicht zijn hiervan onderdeel.
6. Handleiding
Voor een juist gebruik heeft iedere spread-sheet een handleiding. Dit kan in de spread-sheet zelf of als een losstaand document.
7. Wijziging
Besef dat een wijziging in een spreadsheet eerst traceerbaar gevalideerd moeten worden, vóór ingebruikname. Je kan je beperken tot de gewijzigde functie en natuurlijk een controle of de wachtwoordbeveiliging opnieuw is geactiveerd.
8. vArchivering
Bewaar de spreadsheets zó, dat ze binnen de door jouw organisatie afgesproken bewaartermijn opvraagbaar en leesbaar zijn. Let er bij digitale archivering op dat de versie van Excel waarin de spreadsheet is opgeslagen ook nog voorhanden is, zodat de data integer blijft.
Meer weten over validatie van Excel spreadsheets
Kom naar onze training:
https://www.qaducation.nl/product/validatie-van-excel-spreadsheets-in-laboratoria/
