Met een interne audit controleer je binnen het bedrijf waarvoor je werkt of de processen betrouwbaar en goed verlopen. Vaak zijn dit voorbereidingen op externe audits, waardoor je van tevoren eventuele problemen al kunt verhelpen. Tien tips waarmee je je als auditor optimaal kunt voorbereiden op een interne audit.
Als interne auditor bekijk je hoe je collega’s hun werk uitvoeren. “Op het moment van de audit fungeert je collega als de spreekbuis voor een deel van het bedrijf.” Volgens Van Doorsselaere, docent bij QAducation, is het goed om dat expliciet te benoemen. “Zeker als je ziet dat iemand erg zenuwachtig is, bijvoorbeeld. Zeg dan duidelijk dat je niet diegene aan het auditeren bent, maar het bedrijf.”
Het kan voor jezelf wel voelen alsof je je eigen collega’s beoordeelt, maar het doel van een interne audit is je focussen op de kwaliteit van de processen. “Dat zegt niet dat je geen recht van spreken hebt”, benadrukt Van Doorsselaere. Het is wel de bedoeling dat je eerlijk bent over de audit, maar je rekent dan niet de persoon, maar het proces af. Verbeterpunten die naar voren komen uit de interne audit kunnen de processen alleen maar verbeteren.
“Een audit is eigenlijk een soort spiegel die je wordt voorgehouden”Bob Van Doorsselaere
Het is belangrijk dat, wanneer je een interne audit uitvoert, je weet waarover je collega praat. Hiermee voorkom je miscommunicatie. Mocht je eens twijfelen over wat de geauditeerde bedoelt? Vraag dan door totdat je begrijpt wat je collega zegt.
Van Doorsselaere: “Vaak ben je wel gewend aan de terminologie. Maar het verschil in terminologie maakt wel dat het soms moeilijk praat met een externe auditor, omdat diegene zich onvoldoende de terminologie eigen heeft gemaakt.”
Een interne audit neem je af bij een collega. Zoals ieder mens, hebben ook jouw collega’s verschillende persoonlijkheden. Van Doorsselaere is als externe auditor veel verschillende persoonlijkheden tegengekomen.
Zijn tip is om de zwaarte van de audit af te halen: “Ik probeer een audit altijd vrij luchtig te houden. Er zijn ook andere dingen in het leven. Het is natuurlijk wel belangrijk om de doelstellingen van de audit niet uit het oog te verliezen.”
Het is goed om het ijs te breken, vindt Van Doorsselaere. “Daardoor kom je toch wat meer in een open sfeer terecht.” De ene organisatie is per definitie geslotener dan de andere organisatie, wat ervoor kan zorgen dat over een audit discussiëren moeilijker gaat. En afhankelijk van wat je auditeert, is het ook goed om te kijken naar de lagen in een bedrijf.
Of je een audit uitvoert bij iemand op de werkvloer of bij iemand van de directie maakt volgens Van Doorsselaere nogal wat verschil. “Op de werkvloer mag je verwachten dat collega’s zenuwachtig zijn.”
Maar hoe hoger je komt in de organisatie, hoe meer je mag verwachten dat iemand vlot reageert. “De directie bepaalt uiteindelijk toch wel de muziek van het bedrijf. Als een bedrijf minder goed scoort, over het algemeen gesproken, komt dat in de regel van bovenaf. Als iemand alles moet gaan opzoeken, dan is men niet zo erg bezig met kwaliteit.”
Omdat Bob zowel ervaring heeft met het uitvoeren van audits in Nederland als in België, weet hij ook waar de verschillen zitten. Hij merkt op dat Nederland meer een contractland is, en België meer een contactland. “In Nederland staat iets op papier. Dat is dan de wet. In België geeft men vaak een eigen interpretatie aan de normen. Er is vaker discussie over het nut en zin van bepaalde normen.”
“In Nederland staat iets op papier. Dat is dan de wet. In België is er vaker wat meer eigen interpretatie aan de orde en wordt het papier niet altijd letterlijk genomen”Bob Van Doorsselaere
Tijdens alle audits die Van Doorsselaere uitvoert, merkt hij vaak op dat documentatie- of proceseisen gevoeliger liggen dan de eisen om te voldoen aan de technische norm. Zo moet je je klanten informeren over hoe je met vertrouwelijkheid omgaat. “Drie van de vier heeft daarover niks geregeld naar de klant”, merkt Van Doorsselaere op.
Hierdoor sluiten zulke bedrijven niet aan op de norm die gesteld wordt. Ook juridisch kan dit gevolgen hebben. “Als je iets niet expliciet gecommuniceerd hebt, heb je eigenlijk niks gecommuniceerd.” Mocht er een claim komen en er volgt een rechtszaak, dan heb je daar geen bewijzen van. Let dus goed op documentatie- en proceseisen.
Hoewel het tijdens een interne audit niet de rol van de auditor is, denkt Van Doorsselaere dat een goede audit het beste advies is. “Als je merkt dat de tegenpartij of de geauditeerde eigenlijk gewoon niet weet waar je het over hebt, dan ben je het als auditor toch wel verplicht om uit te leggen waarover het gaat.”
Hij vindt het daarom belangrijk dat je als auditor goed kunt uitleggen waarvoor bepaalde normen staan. Van Doorsselaere ziet een audit dan ook wel als een vorm van opleiding. “Vaak ziet iemand het nut niet in van een bepaalde norm, of begrijpt hij de norm niet. En dus laat diegene het dan maar zo.”
En dat terwijl de normen heel belangrijk zijn. “Een audit is eigenlijk een soort spiegel die je wordt voorgehouden, waardoor de geauditeerde bij zichzelf nagaat wat diegene nog niet goed snapt.”
4 tips voor interne auditors in spe
