LIMS stroomlijnt monsteropslag en -uitgifte biobank samples

De Radboud Biobank in Nijmegen is de centrale biobankfaciliteit van het Radboudumc die dagelijks te maken krijgt met het verwerken, het beheer, de opslag en de uitgifte van vele monsters.

Het grootste deel van de biobank samples wordt ontvangen en verwerkt op het Radboud Laboratorium voor Diagnostiek (RLD). De monsters worden gelabeld en opgeslagen totdat een onderzoeker het materiaal aanvraagt voor research.

“Voordat we overstapten naar het nieuwe systeem, werkten we met een vrij ‘platte’ database, een soort Excel 2.0,” legt Robbert Croes – ICT coördinator – uit. “Een foutgevoelig systeem dat ‘end of life’ was en dat we niet konden koppelen met het-LIMS systeem van de kliniek.”

LIMS via aanbesteding

Hij vervolgt: “We wilden eigenlijk het bestaande LIMS uitbreiden, maar kwamen erachter dat dat niet kon. Daarna hebben we vrij snel een aanbesteding uitgezet via Inkoop.”

Zijn collega Mariël van den Brand, laboratorium procescoördinator, was daar ook bij betrokken. Zij vult aan: “We hadden al snel meerdere gesprekken met leveranciers en het was echt 50:50 tussen de twee kandidaten die overbleven. We besloten met iVention in zee te gaan, omdat dat een Nederlands bedrijf is. Daardoor zijn de communicatielijnen altijd kort en helder.”

Eisen aan laboratorium management systeem

Van den Brand: “Voor ons was de koppeling met het LIMS van de kliniek en een goede integratie met het electronic health record system binnen het Radboudumc een belangrijke eis. Daarnaast wilden we ons datamanagement verbeteren, efficiënter kunnen werken en de kwaliteit van onze samples te allen tijde kunnen garanderen. Daarvoor is een goed en betrouwbaar systeem essentieel, iets wat het iLES LIMS ons kan bieden.”

Testen, testen, testen

Na een voorbereidingstraject van een jaar, waarin het contract en het functionele ontwerp werden afgerond, werd in augustus 2023 gestart met de uitrol van hun BIMS in meer dan 50 biobanken binnen de Radboud Biobank-organisatie.

Croes: “Er is vooraf wel tegen ons gezegd dat het veel testen, testen en nog eens testen is, maar dat hebben we alsnog onderschat.” Als tip aan andere biobanken geeft hij mee dat het verstandig is om een ‘dedicated person’ aan te stellen met voldoende tijd.

“Nu doen we met zijn drieën allemaal een klein stukje en daardoor kost alles meer tijd.” Van den Brand vult hem aan: “En we gaan gewoon door, omdat we weten waar we het voor doen.”

De toekomst van biobanking

Tijdens de implementatie stuitte het team op onverwachte situaties, zoals ‘datavervuiling’. “Er stonden veel ‘vreemde tekens’ in ons oude systeem, waardoor we bijna 2.000 records handmatig moesten aanpassen. Erg tijdrovend,” zegt Croes.

Zijn collega beaamt dat. Ze zegt: “Maar zo kwamen we er wel achter dat een unanieme manier van invoeren nodig is om het systeem in de toekomst goed te laten werken. Hier gaan we mee aan de slag.”

Stoomcursus digitalisering

Al met al verwacht het team nog wel een jaar bezig te zijn, maar de grootste hobbels zijn inmiddels genomen. Van den Brand grapt: “Het voelt alsof ik een halve stoomcursus procesautomatisering heb gedaan.” Hun investering en die van de leverancier betalen zich uit.

Croes: “Omdat er nu steeds meer geautomatiseerd wordt, spelen we vanzelf meer tijd vrij.” De eerste collectie samples staat nu ‘live’. “De leverancier helpt waar nodig is en ze reageren altijd snel. We staan aan dezelfde kant, het moet voor beide partijen een succes zijn.”

Transparant Biobank Information Management System

Eén van de successen die al zijn behaald is de integratie met de andere softwaresystemen binnen het Radboudumc en die van de kliniek. Het logistieke proces van opslag en uitgifte is voor een groot deel geautomatiseerd en dat scheelt een berg aan complexe invulformulieren.

Door de transparantie van het systeem kunnen de Nijmeegse onderzoekers nu hun eigen collecties beheren en makkelijker samenwerken met partijen buiten het Radboudumc.

Van den Brand: “Onze laatste stap is straks het ontsluiten van onze collecties via de (inter)nationale catalogus van BBMRI-ERIC. Hier kunnen onderzoekers van over de hele wereld onze samples inzien en bestellen. Via BIMS komen alle inkomende monsters van het RLD hier nu linea recta in. Bovendien wordt de SPREC meteen berekend en kunnen wij een continue kwaliteit garanderen.”

Standard PREanalytical Code (SPREC)

• Naast een identificatielabel krijgen vaste en vloeibare humane samples een extra code:
  de Standard PREanalytical Code (SPREC).

• Dit is een belangrijke code die de integriteit en kwaliteit van de samples garandeert.

• Zie SPREC als een ‘kwaliteitskeur’ voor de Biobank en onderzoekers om eenvoudig te bepalen of de verwerking van een stukje weefsel of lichaamsvloeistof wel volgens SOP is uitgevoerd en of de preanalyse geschikt is voor het beoogde analysedoel.

LIMS-specs Radboud Biobank

Bedrijf: Radboud Biobank

Productversie: iLES, Continuous Delivery inclusief kosteloze upgrades

Datum inbedrijfname: augustus 2023

Aantal simultane gebruikers: 150

De 7 grootste voordelen voor de Radboud Biobank op een rij:

1. Efficiënter logistiek proces van de opslag en uitgifte van sample
2. Professionaliseringsslag voor alle processen
3. Geen ingewikkelde papieren aanvraagformulieren meer
4. Verhoogde kwaliteitsgarantie, dankzij automatisch gegenereerde SPREC
5. Koppeling met interne systemen Radboudumc
6. Koppeling met (inter)nationale catalogus
7. Onderzoekers hebben hun collecties in eigen beheer