Els van den Brink | Fotografie: Marco Vellinga

Het cosmeticalaboratorium van Delarange Cosmetics in Zeewolde heeft onlangs een LIMS in gebruik genomen, waar voorheen met Excel gewerkt werd. De kwaliteitsborging kwam hiermee op een hoger plan, aldus QA/QC-manager Hans Elzinga: “We merken bij onze klanten dat het vertrouwen in ons bedrijf nog meer is toegenomen.”

Lippenbalsems, reinigingslotions, maskers, scrubs en wrattenpennen. Het zijn enkele voorbeelden van de producten die dagelijks voorbijkomen in het laboratorium van Delarange Cosmetics in Zeewolde. Het bedrijf met ruim honderd medewerkers produceert zo’n zeshonderd verschillende cosmeticaproducten en medische hulpmiddelen voor merken zoals Rituals, Zwitsal, Hema en Etos. Al die producten moeten natuurlijk regelmatig gecontroleerd worden in het lab. Om de kwaliteit van al die onderzoeken nog beter te kunnen waarborgen, heeft het bedrijf onlangs het iLES LIMS van iVention in gebruik genomen.

Kwaliteitscontroles

In alle laboratoria van Delarange staat kwaliteitscontrole centraal, in relatie tot grondstoffen, halfproducten, eindproducten en producten in ontwikkeling. Elzinga vertelt: “In totaal hebben we vier laboratoria, waar veertien mensen werkzaam zijn. Bij ons magazijn hebben we een lab voor ingangscontroles, waar we de kwaliteit controleren van alle binnenkomende grondstoffen. Verder hebben we een QC-laboratorium voor de nodige kwaliteitscontroles tijdens en na de productie, een microbiologisch laboratorium om te controleren op microbiologische besmettingen, en tot slot een R&D laboratorium, waar we nieuwe producten ontwikkelen.”

Bij audits werd ons Excel-systeem altijd genoemd als minpunt
Hans Elzinga

Deels gaat het bij de kwaliteitscontroles om eenvoudige fysische en chemische bepalingen, zoals een pH-meting, een dichtheidsmeting en een viscositeitsmeting. Daarnaast worden er een aantal organoleptische bepalingen gedaan. Elzinga legt uit: “Bij cosmetica is het natuurlijk heel belangrijk hoe iets ruikt, welke kleur het heeft en hoe het voelt. Onze medewerkers zijn erin getraind om geur, kleur en gevoel te herkennen en op een goede manier te omschrijven. We hebben ook wel apparatuur om de kleur te meten, maar de menselijke ogen zijn altijd gevoeliger dan zo’n apparaat. Onze medewerkers kunnen ook goed inschatten wat er moet gebeuren als iets bijvoorbeeld niet helemaal de goede kleur heeft. Voor de zekerheid worden deze testen altijd door twee personen uitgevoerd.” Elzinga benadrukt dat het in alle gevallen gaat om gevalideerde testen die zijn voorgeschreven vanuit de certificering. “Ik denk dat we elke dag zo’n vijftien grondstofmonsters onderzoeken in ons lab, daarnaast nog een stuk of tien monsters vanuit de mengafdeling en een tiental monsters van gereed product”, zegt hij.

Nieuwe producten

Bij producten die nieuw ontwikkeld worden, zijn nog wat aanvullende kwaliteitsonderzoeken noodzakelijk, vervolgt Elzinga. Het gaat bijvoorbeeld om een stabiliteitsmeting, een test op conserveermiddelen, een allergietest en een test om te controleren op de interactie met de verpakking, om te zien of er geen stoffen migreren vanuit de verpakking naar het product of andersom. Daarnaast is het soms nodig om extra onderzoeken te doen om een bepaalde claim te kunnen maken, bijvoorbeeld om te bewijzen dat een crème hydraterend is.

Het werkt in de cloud, waardoor data op een veilige plek is opgeslagen en updates goed zijn geregeld
Hans Elzinga

Soms ontwikkelt het bedrijf nieuwe producten op eigen initiatief, maar vaak gebeurt dit ook op verzoek van een klant. “Op dit moment wordt er steeds vaker gevraagd om cosmeticaproducten met natuurlijke grondstoffen, of met zo min mogelijk verschillende grondstoffen. Daarnaast zijn we bezig om steeds meer producten te ontwikkelen zonder microbeads. Dat is niet altijd zo eenvoudig. Bij sommige producten zoals scrubs kun je die microbeads vrij eenvoudig vervangen door natuurlijke stoffen zoals kokos. Maar bij andere producten is het lastiger om iets te vinden dat je kunt gebruiken als vervanging, zonder dat een product hierdoor heel anders gaat aanvoelen of er heel anders uitziet”, vertelt Elzinga.

Nieuw LIMS

Het afgelopen jaar is het complete laboratorium van Delarange overgegaan op het nieuwe LIMS, gebaseerd op het iLES Platform van iVention. Sinds april 2021 is het systeem volledig in gebruik. Elzinga legt uit: “Voorheen werkten we met een systeem op basis van Excel, maar dat was eigenlijk niet zo betrouwbaar. Als er iets werd gewijzigd, kon je bijvoorbeeld niet zien wanneer dat was gedaan, door wie en waarom. Met onze nieuwe LIMS hebben we veel meer inzicht in het hele proces, in de planning en alle gebruikte apparatuur. Bij een afwijking gaat er bijvoorbeeld automatisch een melding naar de juiste persoon. Het mooie aan dit systeem is ook dat het werkt in de cloud, waardoor alle data op een veilige plek is opgeslagen en alle updates goed zijn geregeld”, vindt Elzinga.

Wensen configureren

Elzinga is vooral enthousiast over het feit dat alle labmedewerkers al tijdens de implementatie betrokken zijn bij het uittesten van de verschillende onderdelen. “Het mooie is dat hun wensen hierdoor ook direct konden worden meegenomen bij de inrichting. Een van de medewerkers gaf bijvoorbeeld aan dat het fijn is als bij een bepaalde test direct in beeld komt welke instellingen je moet opgeven voor de betreffende grondstof. Dat is nu ook zo geconfigureerd”, vertelt hij. Als het systeem in het lab eenmaal goed draait, wil Elzinga dit nog graag uitbreiden zodat ook de procescontroles bij de productie erin worden meegenomen.

Discipline

Terwijl de labmedewerkers heel blij zijn met hun nieuwe LIMS, dat hun veel tijd bespaart, wordt er buiten het lab nog verschillend op gereageerd. “Het systeem vergt van medewerkers meer discipline”, zegt Elzinga. “De gekozen inrichting dwingt namelijk af dat je nu pas met iets kan starten als alle gegevens binnen zijn. Dat betekent dat bijvoorbeeld de salesafdeling echt alle benodigde gegevens moet invoeren, voordat wij een onderzoekstraject kunnen starten. Dat is even wennen. Ik heb dat ook gezien bij andere bedrijven waar ik eerder heb gewerkt en ook een LIMS heb ingevoerd. Mijn ervaring is dat dat maar tijdelijk is. Later wordt het meestal juist als prettig ervaren, omdat hierdoor uiteindelijk de opgegeven planning veel vaker wordt gerealiseerd”, zegt Elzinga.

Exit Excel

Elzinga merkt dat klanten juist heel enthousiast reageren op het nieuwe systeem. “Vooral bij de cosmeticaproducten zien we dat het vertrouwen in ons bedrijf is toegenomen, omdat onze klanten het gevoel hebben dat de kwaliteit nu meer wordt gewaarborgd. Natuurlijk hadden we alle certificeringen wel in huis, maar bij audits werd ons Excel-systeem altijd wel genoemd als minpunt. Om goed voorbereid te zijn op de toekomst moesten we ook echt wel op een LIMS overschakelen. We zijn blij dat we dat nu ook daadwerkelijk hebben gedaan.”

LIMSspecs

✔️ Bedrijf: Delarange Cosmetics B.V. in Zeewolde ✔️ Leverancier: iVention ✔️ Pakket: iLES Platform ✔️ Datum ingebruikname: april 2021 ✔️ Aantal gelijktijdige gebruikers: minimaal 16 ✔️ Server: Cloud

LIMSQA/QCkwaliteitkwaliteitscontrole