LIMS-systeem biedt Cono Kaasmakers meer overzicht en tijdwinst

Op de QC/QA labs bij Cono worden zo’n 10.000 monsters per maand verwerkt. Dat zijn vooral microbiologische en chemisch fysische analyses op kaas, room, magere melk, melkpoeder, water en reinigingsproducten.

Het databeheer ging tot voor kort met name in Excel, echter de behoefte aan een professioneel datamanagementsysteem werd steeds groter, vertelt Anna Mechielsen – Teamleider Laboratorium.

“We wilden in eerste instantie alleen een laboratorium informatie systeem voor ons microlab, omdat we merkten dat onze planning niet meer overzichtelijk was en er monsternames bleven liggen. We werkten met meerdere Excelsheets en deze zijn nu eenmaal kwetsbaar voor fouten. Ook door toename in het aantal gebruikers. Dit wil je, zeker binnen de levensmiddelenindustrie, zo veel mogelijk beperken.”

Zoeken naar LIMS

Wanneer je als laboratorium besluit om een Laboratorium Information Management System (LIMS) aan te schaffen, is dit geen kwestie van even online shoppen. Het kost vooraf veel voorbereidend werk en achteraf levert het nog een hoop ‘onzichtbaar’ werk op.

“Toch is het absoluut de moeite waard geweest voor Cono Kaasmakers om naar het iLES systeem van iVention over te stappen”, zegt ze. Ze neemt ons mee in het proces dat voorafging aan de ingebruikname afgelopen juli.

Van eisen naar functioneel ontwerp

Cono startte in 2021 met het voortraject. Drie partijen kwamen langs voor een gesprek en van het een kwam het ander. In juni 2022 viel de keuze op iVention. Vervolgens is het project in september gestart en werden de wensen van het bedrijf omgezet in een script. In januari 2023 werd het Programma van Eisen (‘wensenlijstje’) uiteindelijk omgezet in een functioneel ontwerp en was de volledige implementatie na de zomer van 2023 gereed.

Eline de Waard – QA/QC coördinator – licht deze keuze toe: “Ten eerste voldeed hun iLES LIMS het beste aan onze eisen en konden zij een koppeling maken met onze QIS-database en het systeem van ons externe lab. Een groot voordeel is dat alles in het Nederlands wordt gecommuniceerd, ook de overdracht, dat is wel zo prettig voor onze labmedewerkers. Hun team heeft daarnaast veel kennis in huis en ze hebben ons intensief begeleid.”

LIMS workflow

“Deze begeleiding bleek vooral waardevol tijdens het ‘live’ gaan van het LIMS in juli 2023”, vertelt Mechielsen.

“We merkten dat onze laboranten het in eerste instantie lastig vonden om alles correct in het systeem te zetten en om de processen in het LIMS volledig te begrijpen. Samen met iVention hebben we toen alle processen schematisch inzichtelijk gemaakt, zodat iedereen die gebruik maakt van de LIMS workflow – het ‘stroomschema’ van de monsters – het kan gebruiken en implementeren.”

“Tijdens het implementatieproces werd besloten om het LIMS uit te breiden voor ons chemisch-fysisch laboratorium. En inmiddels hebben we ook ons instrumentenbeheer (kalibratie en onderhoud) geïntegreerd. We werken nu volledig papierloos, een mooie stap in duurzamer en efficiënter werken.”

Tijdsinvestering

Het hele traject van het kiezen tot het implementeren van een laboratorium informatiebeheersysteem, is een behoorlijke investering. Zowel qua tijd als budget.

“Van onze kant hebben we vooraf met het hele projectteam veel tijd in het project gestopt. Want als je intern zo’n verandering in het proces wilt doorvoeren, moet je iedereen meenemen en natuurlijk veel testen. Dit werpt nu zijn vruchten af, want deze investering betaalde zich uit in een goede ‘live’-gang”, licht Mechielsen toe.

“De inzet van het projectteam was super. Hiervoor ook een compliment aan iVention: zij hebben zich goed verdiept in onze processen. We wisten echt met z’n allen waar we voor bezig waren. Deze positieve samenwerking past goed binnen onze bedrijfscultuur.”

Na een goede implementatie- en inwerkfase levert de overstap nog wel ‘onzichtbaar’ werk op, vertelt De Waard. “Alle procedures in het kwaliteitshandboek voor het laboratorium moeten herschreven worden, maar gelukkig kan ik daarin vaak verwijzen naar het LIMS.”

Efficiënt laboratorium management systeem

Op Cono’s QA/QC-laboratoria werkt alles inmiddels vele malen efficiënter en doeltreffender. Overal staan nu scanners en printers voor de QR-codering van de monsters. Mechielsen:

“Voorheen schreven we onder andere de informatie over een monster (product, soort onderzoek, verdunning) op de agarplaat. Nu plakken we er simpelweg een sticker met een code op en krijgen een melding als het lang genoeg in de stoof heeft gestaan. De stickers zorgen er bovendien voor dat je nooit meer tekort aan monstermateriaal hebt, er staat namelijk op welke monsterpot je moet gebruiken.”

Transparante monsterflow

Ze vervolgt: “Het is wel even wennen aan het toegenomen aantal meldingen. Nu worden alle afwijkende data en overschrijdingen eruit gepikt. Dit geeft ons beter zicht op wat er goed gaat of nog niet is gedaan en dus wat er verbeterd kan worden.”

Ook hierin levert iLES een positieve bijdrage. “De flow die het monster heeft afgelegd en welke personen hierbij betrokken waren is veel makkelijker na te gaan. Je kunt een oorzaak en maatregel eenvoudiger toepassen op een overschrijding en preventieve maatregelen zijn sneller toe te passen als oorzaken meerdere malen voorkomen.”

Real-time labdata

Mechielsen en De Waard zijn het erover eens dat ze veel meer uit de overstap naar het LIMS hebben gehaald dan de wens was.

“We werken nu met één overzicht in plaats van vijf, hebben veel invulformulieren kunnen schrappen en hebben gemiddeld 12 uur per week tijdwinst geboekt. Omdat we de data van ons externe lab niet meer handmatig in Excel hoeven in te tikken.”

De labdata staat nu real time voor de laboranten klaar in het LIMS. “Het allerbelangrijkste is dat we nu veel minder kwetsbaar zijn voor fouten. We hebben deze geminimaliseerd en onze data echt veilig gesteld. Daar zijn we als team trots op”, besluit Mechielsen.

Dit zijn de 10 grootste LIMS-voordelen voor Cono Kaasmakers op een rijtje:

• Eén goede planning in plaats van vijf losse planningen
• Geen foutgevoelige Excelsheets meer
• Papierloos werken en veel invulformulieren kunnen schrappen
• Automatische melding bij overschrijding; directe start oorzaakanalyse
• Overschrijdingen makkelijker te traceren en op te lossen
• Tijdwinst door import van realtime data vanuit het externe lab
• Betere rapportagemogelijkheden
• Losse projecten kunnen vooraf worden aangemaakt en ingepland
• Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd in één document werken
• Minder schrijfwerk: monsters labellen en inlezen gaat met QR-codes en scanner

Dit zijn de LIMS SPECS

Bedrijf: Cono Kaasmakers

Productversie: iLES (8.7.0.52517)

Datum inbedrijfname: juli 2023

Aantal simultane gebruikers: 10-15

Server: Azure Appservice en
Azure SQL Database