LIMS-keuze maakt R&D-lab toekomstbestendig

Ook met een best goed werkend LIMS-systeem kan er een moment komen waarop dit niet meer voldoet. Dan is overstappen naar een nieuw, nog onbekend systeem een optie. Dit is spannend, kost tijd en geeft weerstand, maar is het waard. Want pas als je overstapt naar iets anders, ontdek je wat er allemaal nog meer mogelijk is.

Dat ervoer Koninklijke Van Wijhe Verf in 2022. “We hadden eigenlijk best een goed LIMS-systeem, dat was gemaakt door een collega die het leuk vond om een datasysteem te maken”, zegt Edwin Hutten (teamleider R&D). “Het werkte prima voor ons, maar op een bepaald moment trok de afdeling ICT bij ons aan de bel. Het systeem was sterk verouderd, er was geen update meer mogelijk en de collega die het had gebouwd ging weg. Er moest iets veranderen.”

Programma van Eisen

Het vierde generatie familiebedrijf besloot op zoek te gaan naar een nieuw datamanagementsysteem en selecteerde vier partijen die voor een demo langskwamen. Tijdens die demo’s hielden ze met kruisjes de voors en tegens van elke partij bij. Hutten: “Omdat we een R&D-lab zijn, past een standaard ‘QC-LIMS’ niet bij ons. We zochten naar een combinatie tussen een overzichtsdatabase en een elektronisch labjournaal. Ons systeem moet dynamisch zijn, een LIMS waaraan je snel nieuwe parameters of regelgeving kunt toevoegen.”

Zijn collega Rik Koelma, data-analist sustainability: “Al vanaf het begin hebben we één key user per team betrokken bij het opstellen van het Programma van Eisen. Ook onze QHSE‑afdeling, omdat deze sterk afhankelijk is van specifieke grondstofinformatie, zoals MSDS‑ en TDS‑documenten, REACH‑data en biocideninfo. Die data moet op een consistente en betrouwbare manier worden vastgelegd.”

Implementatie iLES

De knoop werd doorgehakt; de keuze viel op iVention. Hutten: “We kregen gaandeweg een voorkeur voor hen, mede doordat dit een Nederlandse partij is. Dat communiceert makkelijk en bovendien vond ICT het fijn dat onze data ‘in Nederland’ bleef. Nadat we een aantal van hun klanten hebben bezocht als referentie, maakten we onze keuze voor hun iLES-systeem.”

Toen nog als senior R&D’er was Koelma degene met de meeste affiniteit met ICT binnen het bedrijf. Hij werd daarom nauw betrokken bij de implementatie van iLES. “Ik zat regelmatig 1-op-1 met de consultants van iVention. De lijntjes waren kort en ze hebben zich echt verdiept in onze processen.” In november 2024 ging Van Wijhe Verf ‘live’ met het systeem.

Wennen aan nieuw LIMS

Hutten: “Ondanks dat de teams echt wel betrokken waren bij dit project en het nut ervan inzagen, was het voor de meeste medewerkers alsnog een grote stap. Ze stapten toch nog af en toe terug naar het oude systeem. Maar alles wat nieuw is, geeft weerstand, toch?” Koelma is het hiermee eens: “En hoe meer ze ermee werken, hoe meer mogelijkheden ze zien. Inmiddels is iedereen eraan gewend.”

En om die mogelijkheden te blijven benutten, is het volgens Hutten en Koelma belangrijk om – ook na de implementatie – een vast aanspreekpunt te hebben. Hutten: “Als een laborant nu ergens tegenaan loopt, zal hij of zij het meteen melden bij die persoon in plaats van ermee door te lopen modderen.” Hij vervolgt: “Binnen Van Wijhe Verf houd ik me nu bezig met het onderhoud en de verbetering van ons iLES LIMS-systeem en ben ik de vaste contactpersoon voor iVention. Door extra functionaliteiten en details toe te voegen aan het systeem en deze steeds verder te verbeteren, blijf je ontwikkelen. Nu zijn we echt klaar voor de toekomst.”

Sturen op duurzaamheidsdata

De verffabrikant heeft de ambitie om koploper te zijn op het gebied van duurzaamheid. Vanuit dit nieuwe toekomstperspectief ziet Koelma het zonnig in. “Vanuit mijn rol als data-analist sustainability wilde ik dat duurzaamheidsgegevens – zoals carbon footprint, circulariteit en het biobased aandeel van grondstoffen – goed kunnen worden ingevoerd, maar ook structureel kunnen worden bijgehouden. Qua overzicht en traceerbaarheid hebben we hierin een grote stap voorwaarts gemaakt. Alle data op één plek en geen extra lijstjes meer.” Hutten: “Gaande het project kwamen we erachter dat we veel aparte Excel-lijstjes bijhielden, naast ons LIMS.” Koelma knikt: “Daardoor konden we minder goed anticiperen op vragen vanuit de markt. Bijvoorbeeld over duurzaamheidsvraagstukken.”

Inzicht in data en receptuurbeheer

Brondata zijn met de komst van het LIMS sneller te vinden. “Daardoor kunnen we nu recepturen sneller doorrekenen en de data makkelijker delen. Voorheen gingen de recepturen in pdf naar de productie en daar tikte iemand ze over in het ERP-systeem. Dat kostte tijd en gaf kans op typefouten. Nu versturen we het recept met één druk op de knop.”

Hutten: “Naast een beter databeheer is ook het inzicht in onze R&D-projecten verbeterd, doordat je alles veel beter terug kunt vinden. We houden nu bijvoorbeeld het aantal uren per project bij in iLES en kunnen hier rapporten van uitdraaien.”

Toekomstbestendige LIMS

De heren zijn het erover eens dat de overstap naar iLES veel meer mogelijkheden biedt dan hun oude LIMS-systeem. Koelma besluit: “Als we dan zouden overstappen naar een nieuw datamanagementsysteem, dan wel graag naar een oplossing die ons toekomstbestendig maakt. Dat is gelukt.

LIMS-specs

• Bedrijf: Koninklijke Van Wijhe Verf B.V.
• Productversie: iLES, Continuous Delivery inclusief kosteloze upgrades
• Datum inbedrijfname: november 2024
• Aantal simultane gebruikers: 20-30

De 6 voordelen voor Van Wijhe Verf op een rijtje:

1. Veel meer data (over grondstoffen en duurzaamheid) in de database
2. Mogelijkheid om recepturen sneller door te rekenen
3. Efficiënt kunnen zoeken, omdat alle data op een plek staat; geen extra lijstjes meer
4. Grote verbetering in de traceerbaarheid; brondata is nu gemakkelijk terug te vinden
5. Meer inzicht in de status van projecten, doordat je tussentijds rapporten kunt uitdraaien
6. Minder (type)fouten bij delen van de data