NVWA-NIVIP maakt succesvolle overstap naar nieuw LIMS

Bij de NVWA-NIVIP was een overstap naar een nieuw LIMS noodzakelijk doordat het oude LIMS sterk verouderd was. De afdeling wilde met de overstap de betrouwbaarheid verhogen en tegelijkertijd de flexibiliteit van hun systeem behouden.

Ze startte met een zorgvuldige voorbereiding en een uitvoerig selectieproces. Hiermee boekten ze succes door de implementatie van het nieuwe datamanagementsysteem iLES binnen één jaar te volbrengen.

Toename monsterstroom voor labanalyses

Het NIVIP houdt zich bezig met analyses op planten en plantaardige producten afkomstig uit import- en exportzendingen op vectorinsecten en ze is verantwoordelijk voor het onderzoek van monsters uit het fytosanitaire monitoringsprogramma van de NVWA.

Ze krijgen hun monsters van NWA-inspecteurs, inspecteurs van de plantaardige keuringsdiensten en van bedrijven of particulieren. Het NIVIP test deze op het voorkomen van Europees gereguleerde organismen, zoals insecten, bacteriën, nematoden, schimmels en virussen.

Eind jaren ’90 zag het NIVIP haar monsterstroom ineens flink toenemen met 45.000 bacteriemonsters per jaar. Anton van der Sommen (Teamleider NIVIP): “Wij hebben toen een LIMS ingericht voor deze specifieke bacterieanalyses en zo’n vier jaar later hebben we dit datamanagementsysteem voor het hele NIVIP uitgerold. In de doorontwikkeling hiervan is uiteindelijk zoveel maatwerk gekomen dat het LIMS steeds slechter te onderhouden was. Updates bleven achter en we kregen beveiligingsissues. We realiseerden ons toen dat we echt een nieuw LIMS nodig hadden.”

Programma van Eisen goed voorbereid

Van der Sommen en zijn team begonnen ruim voor hun aanbestedingstraject aan het opstellen van hun Programma van Eisen. “We zijn expres vroeg begonnen en nodigden in de voorfase een stuk of tien leveranciers uit. Door onze eisen al tijdens het voortraject aan hen voor te leggen en met hun input weer verder te denken, kregen we goed in beeld van wat er mogelijk was.”

“Vanwege de beperkingen in de aanbestedingsprocedure hadden we op zich niet veel eisen in ons PvE staan, maar wel veel wensen. Een aantal zaken was belangrijk voor ons. Zo wilden we per se een leverancier met Nederlandstalige consultants en wilden we een langdurige relatie met ze aangaan. Verder wilden we een LIMS dat gekoppeld kan worden met onze andere systemen.”

“We hebben de Europese aanbesteding in twee stappen gedaan. Eerst een grove selectie en daarna hebben we met de drie interessantste partijen de uiteindelijke aanbesteding afgerond. We hebben deze partijen en LIMS gescoord op de punten die voor ons belangrijk zijn, zoals de invulling van de functionele en de niet-functionele wensen, de dienstverlening en als laatste de prijs. Dit deden we door onze eigen casussen aan de leveranciers voor te leggen, zodat ze die in hun demo’s konden laten zien. Uiteindelijk hebben we voor iLES van iVention gekozen.”

Implementatie van LIMS binnen één jaar

Zijn collega Martijn Boeren (Product Owner Plantgezondheid en Natuur) is – samen met de hoofdgebruikers – inhoudelijk verantwoordelijk voor het nieuwe LIMS. Hij neemt ons mee naar de implementatiefase: “Na de gunning van de opdracht aan iVention wilden we binnen het jaar ‘live’ gaan, in juli 2024. Dit was voor ons een belangrijke eis, maar ook een spannende eis. Dat het ons is gelukt om in één jaar een werkend systeem neer te zetten, is een mooie prestatie. Hier zijn we erg trots op.”

“We – NVWA-NIVIP en iVention samen – moesten het systeem vanaf de basis configureren; alle functionaliteiten waren impliciet al beschikbaar in iLES, maar moesten nog op de juiste plaats komen. We begonnen met het hoofdproces en hebben daarna pas de uitzonderingen geconfigureerd. Omdat we vooraf al zoveel hadden doorgesproken met de leverancier, kwamen we weinig problemen tegen.”

Van der Sommen: “Ja, een goede voorbereiding is meer dan het halve werk. Ik herinner me dat we wel erg moesten wennen aan de nieuwe software en aan het werken volgens scrum, dat in de IT-branche gebruikelijk is. Hiermee hebben we dit grote project opgedeeld in meerdere ‘sprints’ en mede daardoor de planning gehaald.”

Boeren vult hem aan: “We kwamen er al snel achter dat we niet alles tot in detail moesten uitwerken en configureren, maar beter eerst – met een kerngroep hoofdgebruikers – een hoofdstructuur konden neerzetten. Deze gaf houvast over de werking van iLES met het oog op de verdere configuratie. Daarna hebben we – met de complete groep hoofdgebruikers – de verdere details ingevuld.”

Gebruiksvriendelijker labmanagementsysteem

Beide heren zijn tevreden over hoe snel het nieuwe iLES-systeem op de afdeling is geïmplementeerd. “Wel was er voor de gebruikers redelijk wat tijd en gewenning nodig om met het systeem te leren werken; dat is overigens niet raar, aangezien we meer dan 20 jaar met het vorige LIMS gewerkt hebben. Wat we ons bij de keuze voor een web-based LIMS onvoldoende gerealiseerd hadden, is dat sneltoetscombinaties uit het oude LIMS niet meer gebruikt konden worden. Samen met iVention zijn we nu aan zoeken naar oplossingen om het klikken met de muis zoveel mogelijk te beperken.”

Boeren: “Een van de grote voordelen van de nieuwe LIMS is dat we nu in een paar seconden een bepaald organisme kunnen opzoeken, waar we voorheen veel meer tijd voor nodig hadden. En we kunnen onze monsters nu via LIMS doorzetten naar de afdeling Moleculaire Biologie, dat is een stuk gebruiksvriendelijker en minder foutgevoelig dan via de e-mail.”

Specs

• Bedrijf: Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)
• Productversie: iLES, Continuous Delivery inclusief kosteloze upgrades
• Datum inbedrijfname: 8 juli 2024
• Aantal simultane gebruikers: >100
• Server: gehost op eigen infrastructuur door DICTU