‘Onze documentatiemappen met losse papieren voldeden niet meer. Het documentmanagement was erg houtje-touwtje georganiseerd.’ Dus ging Esther van Andel voor KBBL, dat later werd overgenomen door Eurofins, op zoek naar een systeem waarmee ze haar kwaliteitszorg beter kon beheren. Inmiddels werken alle in Nederland gevestigde laboratoria van Eurofins KBBL B.V., waarvan Esther business unitmanager is, met ManualMaster.
Met een wereldwijd kennisnetwerk van maar liefst 900 laboratoria en 55.000 collega’s in 50 landen helpt Eurofins klanten met kwaliteit en veiligheid. De laboratoria begeven zich op het terrein van milieu, agro, farma, cosmetica en voedsel. Zij zorgen ervoor dat de kwaliteit van voedsel en water is gewaarborgd.
Onmisbare input voor kwaliteitsverbetering
Documentbeheer is niet de enige toepassing van ManualMaster voor het kwaliteitssysteem van Eurofins. De organisatie beschikt over een indrukwekkende lijst webformulieren die met de ManualMaster-module WebForms zijn gebouwd. Met de module verzamelt het zeskoppige kwaliteitsteam van Esther essentiële data. De informatie levert het team ‘onmisbare input’ op voor kwaliteitsverbetering van de laboratoria. Ook de modules Risicomanagement en Q-Learning zullen hiervoor door het team in stelling worden gebracht om daaraan hun bijdrage te leveren.
Laagdrempelig systeem
Esther: ‘Ons kwaliteitshandboek is opgeslagen in ManualMaster en met WebForms zijn verschillende efficiënte webformulieren gebouwd. De applicatie Q-Learning gaan we inzetten om medewerkers qua kennis en vaardigheden up-to-date te houden. De applicaties worden dagelijks gebruikt. Met name door de analisten die op de werkvloer hun formulieren moeten invullen. Ze ervaren het werken met de software als laagdrempelig.’
Klachten en meldingen vastleggen en beheren
Het kwaliteitshandboek van Eurofins KBBL weerspiegelt de ISO 17025 norm en wordt in zijn geheel beheerd met ManualMaster. Esther: ‘Het handboek bevat onze procedures en werkvoorschriften waarmee analyses worden uitgevoerd. Voor de analyses worden de webformulieren ingezet die op hun beurt weer aan werkvoorschriften zijn gekoppeld. Maar ook meldingen en klachten worden met de webformulieren vastgelegd, gemonitord en opgevolgd.’
‘Klachtformulieren die met WebForms zijn gebouwd helpen met het snel en effectief registeren en afhandelen van in- en externe klachten. De WebForms zorgen voor inzicht in wat is misgegaan. Ze helpen klachten te voorkomen en laten zien of de klant is geïnformeerd over de afhandeling van hun klacht.’
‘Al die registraties bij elkaar maken je kwaliteitssysteem compleet. De software biedt ons een tool ze te inventariseren en te beheren. Ook onze normen zijn met en in het systeem vastgelegd.’
Wilt u meer lezen over hoe Eurofins gebruik maakt van ManualMaster? Kijk dan op onze website!
Lees meer
