ISO 17025: de norm praktisch interpreteren

“De norm is nu nog te vaak een feestje van de kwaliteitsmedewerkers, maar moet van ons allemaal zijn”, vertelt Anita, al jaren docent bij QAducation. “Ik merk dat laboranten er te weinig van weten. Je hoort vaak: ‘Ik moet al zoveel registreren en dan komt dit er ook nog bij.’” Toch is deze kwaliteitsnorm bepalend.

Registreren kun je leren

“We moeten alles steeds beter registreren. Stel: er komt een claim binnen. Dan wil je kunnen aantonen dat alles volgens de regels is verlopen, je mensen goed zijn opgeleid en alles correct is gevalideerd en gekalibreerd.

Of stel je voor dat je in de rechtbank staat. Dan wil je wel een goed verhaal hebben. Daarom moet iedereen in het bedrijf ervan doordrongen worden dat 17025 zo belangrijk is.”

ISO-norm 17025

17025 is geschreven om er zeker van te zijn dat iedereen hetzelfde doet. Bijna alle internationale, geaccrediteerde chemische- en kalibratielaboratoria werken volgens deze ISO-norm.

Je beschrijft hoe je organisatie eruitziet, hoe je personeel werkt, wat je doet als mensen niet de juiste competenties hebben, hoe je met pipetten omgaat – en ga zo maar door. Je beschrijft het hele traject van klantvraag tot en met rapportage.

Jezelf de norm eigen maken

Maar ja, hoe doe je dat? Anita: “Kijk, het is natuurlijk vaak droge, ingewikkelde kost. Het gaat nogal eens mis doordat mensen de norm zelf gaan interpreteren en er te weinig gezamenlijk over spreken.

Het kan ook zijn dat alles uit angst zó strikt omschreven wordt dat je je er bijna niet aan kunt houden en al snel van de norm en je eigen procedures afwijkt. Waarom zou je honderd registraties uitvoeren als tien ook voldoende zijn?”

Volgens Anita helpt het om niet in je eentje te priegelen, maar er samen met collega’s over te sparren.

“Je moet je de kennis eigen maken door samen te sparren, bijvoorbeeld door het er tijdens een werkoverleg eens over te hebben. Ruim daar een vast momentje voor in. Noem voorbeelden uit de praktijk, misschien wel van andere organisaties. Deel het op zo’n manier in dat het voor jou werkt.”

Norm tastbaar maken

Een goede manier om de norm tastbaar te maken is die vertalen naar de dagelijkse praktijk en dan met name voorbeelden uit je privéleven “Dat doe ik tijdens trainingen altijd”, vertelt Anita.

“Dan vraag ik bijvoorbeeld: ‘Doe je weleens boodschappen?’ ‘Ja, natuurlijk.’ ‘Nou, de rit naar de supermarkt plannen is de plan-fase, alles uit het schap halen, is de doe-fase. Kijken of je alles van je lijstje hebt, is de check-fase. Bananen vergeten? Dan pak je die nog even, dat is de act-fase. Dan begint het feitelijk weer opnieuw en is de finale act-fase het afrekenen bij de kassa. Zo simpel is het.”

“Kwaliteit is ook zo’n breed begrip. Sommigen vinden dat lastig te interpreteren in een laboratoriumsetting. Dan vraag ik: ‘Wat is voor jou de definitie van kwaliteit? Waarom rijd je in die auto? Waarom ga je naar die supermarkt? Daaraan zijn kwaliteitseisen verbonden die jij zelf stelt. Dat doen klanten ook als ze een monster indienen. Probeer je in hen te verplaatsen. Maak het voor jezelf klein en tastbaar.’”

Kwaliteitszorg voor kwaliteitscoördinatoren KWACO

De cursus kwaliteitszorg voor kwaliteitscoördinatoren (KWACO) helpt met interpreteren. Anita: “Die duurt drie dagen. Maar binnen een paar uur ervaren mensen vaak al een eyeopener: wij doen te veel.

We gaan met elkaar in gesprek: wat doe je bij jouw bedrijf? Zo leert iedereen van elkaar. We oefenen samen en gaan praktisch aan de slag.

Het kan lastig zijn om collega’s aan te spreken op correct gebruik van de norm, de verantwoordelijkheden daar te leggen waar ze ook horen, daarom geven we de kwaliteitscoördinatoren handvatten. Het is winst als we het samen ook wat tastbaar en leuk kunnen maken.”