De interne audit is een belangrijke, voorbereidende stap om beslagen ten ijs te komen bij een accreditatie. Check als interne auditor dat je processen op orde zijn en signaleer knelpunten vóórdat een externe auditor dat doet. Deze zeven tips helpen je op de goede weg.
Belangrijk: het gaat hier om intrinsieke kwaliteitsborging van je processen. Niet om symptoombestrijding. Voorkom dat je audit een afvinklijst wordt, zorg dat-ie écht bijdraagt aan kwaliteit. Met deze zeven praktische tips kom je straks als interne auditor vast glansrijk door je accreditatie!
Tijdens een audit ligt de nadruk op het beoordelen van processen, niet op het functioneren van individuele collega’s. Benoem dit expliciet, vooral als iemand zenuwachtig is. Zo creëer je een open sfeer waarin je samen het bedrijf verbetert en voorkom je dat mensen zich gaan verdedigen op persoonlijke titel.
Misverstanden ontstaan snel, vraag altijd door als iets niet duidelijk is en check of je elkaar goed begrijpt. Zo voorkom je miscommunicatie en haal je echt waardevolle inzichten uit je interne audit.
Maak je audit niet spannend, door druk op de ketel te zetten. Je moet het immers samen doen, als team, dus zoek de samenwerking op, zo haal je meer uit je mensen. Schets daarbij het gemeenschappelijke doel: ‘Je doet het niet voor mij, maar voor ons hele team.’ Dus samen verbeterpunten signaleren waar je allemaal van profiteert om als team te groeien.
Een gesprek met de directie vraagt een andere benadering dan een gesprek op de werkvloer. Hou rekening met het kennisniveau van je gesprekpartner(s) en diens verantwoordelijkheden. Zo laat je iedereen in zijn waarde en haal je meer uit je interne audit.
Werk je in een internationaal laboratorium en ben je verantwoordelijk voor de Benelux? Wees je bewust van verschillen tussen bijvoorbeeld Nederland (contractland) en België (contactland). In Nederland is de letter van de wet leidend, in België speelt interpretatie een grotere rol. Stem je aanpak hierop af.
Vertel duidelijk hoe je omgaat met vertrouwelijke informatie en documentatie. Dit voorkomt misverstanden en versterkt het vertrouwen van je collega’s en klanten. Zorg dat je dit ook schriftelijk vastlegt.
Een goede audit is niet alleen controle, maar zeker ook een leermoment Leg uit waarom bepaalde normen belangrijk zijn en hoe ze bijdragen aan kwaliteit. Zo groeit het bewustzijn in het hele team en bouw je aan intrinsieke kwaliteitsborging.
Dit waren onze zeven tips. Heb jij hier nog aanvullingen op. Laat het ons bij QAducation weten. Dan vullen we de lijst aan. Zo rollen we samen glansrijk door interne accreditaties.
Wil jij je ook bekwamen in de finesses van het interne audit-proces?
