Vijf tips voor maatwerkautomatisering in ’t lab

Vincent Hentzepeter | Fotografie: Foodnote

Mijn eerste tip: Automatiseren is mensenwerk.
Waarom? Omdat automatisering, en zeker maatwerk, teamwork is. Zowel de klant als wijzelf zijn een team. Je hebt aan beide kanten te maken met veel stakeholders, iedereen moet gehoord en gekend worden. Daar komen veel zaken en disciplines bij kijken. Het praktische labwerk is belangrijk, maar ook de engineering, de ict, de wet- en regelgeving, plus een stuk projectmanagement en labmanagement. Wil je in het lab zelf iets bereiken, dan vraagt dat om visie en strategie vanuit het lab. Alle betrokken personen en partijen moeten gekend en gehoord worden. Daar komt heel wat communicatie bij kijken. Dat vraagt van iedereen om open te staan en te willen leren van elkaars vakgebied. Dus niet: “zo moet het zijn en niet anders” – dan loop je het risico dat mensen afhaken en het proces niet loopt zoals je zou willen. Zijn bijvoorbeeld de laboranten, de primaire gebruikers niet gehoord, dan ga je informatie missen. Net als de laboranten moeten alle andere betrokkenen gehoord worden om input te kunnen leveren. Vaak wordt een projectteam op een automatiseringsproject gezet. Wie zet je daar in? Best een lastige horde om te nemen, maar cruciaal voor het verdere verloop. We adviseren erin mee. Is de labmanager er wel (voldoende) in betrokken, de ICT-afdeling, wanneer kunnen we met gebruikers praten? We nemen daar als Synchron graag het voortouw in, want ik kan het uit ervaring niet genoeg herhalen: worden mensen niet gehoord en lever je het automatiseringsproduct zonder hun inbreng af, dan wordt het geen succes en is niemand happy.

Mijn tweede tip: Zie automatiseren als middel, niet als oplossing.
Daarmee bedoel ik dat volledige automatisering vaak niet nodig is. Ruwweg geldt vaak dat je met 20 procent automatisering al 80 procent van je probleem oplost. Zorg dus voor de juiste balans. En pas op dat automatisering geen repetitief werkt creëert. Gebruik automatisering om jezelf in je kracht te zetten. Zie het als een hulpmiddel om in de toekomst te kunnen opschalen, als een prettige tool om mee te werken. Dan rol je verdere automatisering eenvoudiger uit zodra de vraag uit het lab komt. Ook heel belangrijk: bewaak je scope, maak die niet te groot. Probeer je alles te automatiseren, dan wordt het project gigantisch. Focus: daar draait het om. Concentreer je op dat pijnpunt dat je wilt automatiseren om je probleem op te lossen. En zie dat als verlengstuk van jezelf in plaats van een vervanging.

Mijn derde tip: Dicht bij de applicatie blijven.
Omdat je daarmee de expertise en ervaring op het lab respecteert. Dat creëert bovendien draagvlak. Blijf gebruik maken van de bestaande middelen; je labware, disposables, analyseapparaat. Je automatiseert iets dat werkt, het doel is dat met automatisering te behouden. Zo kun je de geautomatiseerde applicatie eenvoudiger valideren. Kortom, blijf dicht bij wat je al doet, dat maakt het eenvoudiger te vergelijken met wat er moet komen. Dit is wat ik had en dit is wat ik gekregen heb, zo weet je wat je mag verwachten. En beperk je tot wat in de praktijk bruikbaar is. Het gebeurt te vaak bij automatiseren dat men ook nog ‘dit en dat’ erbij wil, veel te complex. En wat blijkt achteraf: er is enorm geautomatiseerd en men gebruikt alleen de essentie en de rest, waar veel effort in is gestopt, wordt nauwelijks benut.

Mijn vierde tip, in het verlengde van tip 3: Eenvoud als basis.
Neem dit als uitgangspunt, dan blijven processen inzichtelijk en de bediening toegankelijk. Er zijn dan minder elementen die stuk kunnen, waardoor je overall een robuustere oplossing realiseert. Wij gebruiken voor het bewaken van die eenvoud vaak bestaande oplossingen, waarvan we weten dat ze betrouwbaar werken. Iets wat je kent, kun je prima hergebruiken. Automatiseren kan het werk in het lab ook onbedoeld complexer maken.

Je kunt heel veel met elektrische componenten doen, maar soms is een stukje mechaniek de beste oplossing. Voorbeeldje: Kijk wat er in een klassieke typmachine gebeurt, je tikt en de letters staan direct op papier. Wil je dat elektronisch doen, dan wordt dat heel moeilijk. Kijk eens wat er nu tussen je toetsenbord en je printer gebeurt, maak zoiets maar eens even op maat voor je lab. Hou het verder ook eenvoudig voor de gebruiker: een bedieningspaneel met bergen knopjes en ingewikkelde interfaces schrikt af.

Tot slot mijn vijfde tip: Wees flexibel.
Je oplossing van nu moet vele jaren kunnen meegroeien, je automatiseringssysteem moet daarop ontworpen en gebouwd zijn. Veel mensen weten niet eens dat dat ook flexibel kan, tijdens WoTS bleek dat weer eens. Dan kijken ze verbaasd: ‘Kan dat ook?’. Jazeker. Onze software is gemaakt om het vraagstuk van de gebruiker – het lab – van nul