Pak problemen bij de wortel aan met een oorzaakanalyse. Denk oplossingsgericht en los structureel problemen op met de 4xO-aanpak op basis van de pijlers ‘Oorzaak’, ‘Omvang’, ‘Oplossing’ en ‘Operationaliteit’.
Doorloop voor de 4xO-aanpak de volgende vijf stappen:
Maak een heldere Omschrijving
Schrijf compleet en feitelijk en maak de omschrijving van het probleem zo helder mogelijk. Vergeet de details niet.
Zoek de Oorzaak
Voer een oorzaak- en gevolganalyse uit. De factoren ‘Mens, Methode, Machine, Materiaal, Monster, Milieu, Managementsysteem’ kunnen allemaal afwijkingen veroorzaken. Het visgraatmodel helpt om bevindingen vanuit een breder perspectief te bekijken en zo de juiste oorzaken te achterhalen. Leg vervolgens per oorzaak met de ‘5x waarom-methode’ de vinger op de zere plek: de basisoorzaak. Overweeg een brainstormsessie om de (basis)oorzaken boven tafel te krijgen.
Bepaal de Omvang
Treffen bevindingen de hele organisatie, en vinden ze met regelmaat plaats, of gaat het om een incident. Treedt een probleem in een enkele meetserie op, of is het een structureel probleem, omdat bijvoorbeeld de methode niet deugt. En gebeurt dat op meerdere afdelingen of locaties? Dit soort indicatoren bepaalt uiteindelijk de impact van het probleem op het eindresultaat. Bepaal op basis hiervan de omvang van de problematiek.
Kies de Oplossing
Als na grondig onderzoek de oorzaken bekend zijn, wordt het tijd om een oplossing te bedenken. Hoe wordt herhaling in de toekomst voorkomen en kan de oplossing met terugwerkende kracht ingaan?
Stel vast of de gekozen maatregelen Operationeel en effectief zijn
De laatste is misschien wel de belangrijkste stap. Ga na of de oplossing ook echt werkt. Het kan zijn dat het geen effect geeft. Er kan soms maanden overheen gaan om dit vast te kunnen stellen. Doet het probleem zich toch weer voor, doorloop dan de 4xO-aanpak nogmaals en begin bij ‘Zoek de Oorzaak’.
Problemen gestructureerd oplossen?
Volg de cursus ‘Corrigeren met de 4xO-aanpak’ of ‘Corrigeren met de 4xO-aanpak voor medische laboratoria’.
