Huub van Dijk, partner in Smitcon | Foto: Smitcon
Het succes van een LIMS-implementatie wordt bepaald door de projectaanpak. Natuurlijk zijn pakketkeuze en technologie belangrijk, maar die geven niet de doorslag. Het gaat erom hoe het implementatietraject wordt ingericht, aldus Huub van Dijk, partner in Smitcon, smart IT-consultants met een focus op laboratoriumautomatisering. Hij geeft acht tips.
tk1 Tip 1: Neem er de tijd voor
Iedereen wil snel resultaten, weet Van Dijk. “Vooral het management. ‘We hebben een nieuw LIMS nodig’, roepen ze. Want ze willen inspelen op veranderende klantbehoeftes, innovaties doorvoeren, processen optimaliseren en de kwaliteit en continuïteit verbeteren. Eerst een stap terug, zeg ik dan. Geef me drie maanden en ik kom met een strategie, een duidelijk plan en een investeringsvoorstel, waarop jullie beslissingen kunnen nemen.”
Het is belangrijk de tijd te nemen voor een goede voorbereiding, aldus Van Dijk. “Die tijd moet de directie er echt voor nemen. Natuurlijk wordt veel gedaan door leverancier en implementatiepartner, maar sleutelpersonen en specialisten uit de eigen organisatie moeten de tijd krijgen om hun input te leveren.”
tk2 Tip 2: Breng eerst structuur aan
Een LIMS is een systeem dat de processen en activiteiten op het laboratorium moet ondersteunen en een geïntegreerd onderdeel moet zijn van het applicatielandschap, definieert Van Dijk.
“In de praktijk is er vaak een lappendeken aan Excel-sheets en andere applicaties gegroeid zonder plan en visie. Dat zorgt voor complexiteit, waardoor de potentie van digitalisering niet wordt benut. Begin dan met het duidelijk organiseren en structureren van alle labprocessen en het helder definiëren van de informatie-
architectuur. Hoe passen de systemen in elkaar en voorkomen we houtje-touwtjekoppelingen?”
“Hoe passen de systemen in elkaar en voorkomen we houtje-touwtjekoppelingen?”
Huub van Dijk, partner in Smitcon
tk3 Tip 3: Maak keuzes
De uitdaging is om vast te houden aan de standaardfunctionaliteit in het LIMS en die door middel van configureren op maat van de eigen organisatie in te richten. Echt maatwerk moet zoveel mogelijk worden vermeden, vindt Van Dijk.
“Wij zien veel LIMS-implementaties ontsporen waarbij met de beste bedoelingen wordt geprobeerd te voldoen aan elke verwachting van de gebruiker. Durf ‘nee’ te zeggen. Dit kan soms ongemakkelijk zijn, maar leidt tot heldere prioriteiten en voorkomt onnodige complexiteit. Soms kan maatwerk wel gerechtvaardigd zijn, maar richt het dan zo in dat het toekomstbestending is.”
tk4 Tip 4: Houd je LIMS compliant
Een LIMS moet natuurlijk voldoen aan de geldende normen voor laboratoria. ISO 17025 is een gangbare, maar daarnaast kunnen er specifieke eisen gelden voor de markt waarin een lab actief is. “Daarom is validatie van het nieuwe LIMS-systeem belangrijk, om aan te tonen dat het compliant is met alle wet- en regelgeving. Dit wordt vaak onderschat, maar moet een essentieel onderdeel van de aanpak zijn.”
Dat geldt in het bijzonder voor de cybersecurity. Naast ISO 27001 voor informatiebeveiliging, is sinds kort de Europese NIS2-richtlijn (Network and Information Security directive) van kracht voor organisaties in de kritieke infrastructuur.
Tip 5: Verbind LIMS met de omgeving
Een LIMS is geen opzichzelfstaand systeem dat binnen het lab blijft, benadrukt Van Dijk. “Omliggende afdelingen maken vaak ook gebruik van de functionaliteit. Soms is er een buitendienst die de monstername doet, bijvoorbeeld voor een waterlaboratorium. Die kunnen waarnemingen alvast met een app naar het LIMS sturen. Een kwaliteitsafdeling bijvoorbeeld haalt juist data uit het systeem; er is uitwisseling tussen LIMS en ERP, enzovoort. Eigenlijk is een lab een datafabriek. Slimme en veilige integratie in het hele applicatielandschap is daarom belangrijk.”
“De uitdaging is om vast te houden aan de standaardfunctionaliteit in het LIMS”
Huub van Dijk, partner in Smitcon
Tip 6: Benut de kansen van digitalisering
Een LIMS-implementatie vraagt om een holistische benadering, wil Van Dijk maar zeggen. Ook staat die niet los van alle technologische ontwikkelingen in en rond het lab.
“LIMS kan onderdeel zijn van een complete digitaliseringsstrategie, met verdere mechanisering en automatisering van labprocessen. Om innovaties zoals data-driven werken en kunstmatige intelligentie (AI) succesvol toe te passen, is het belangrijk dat het IT-landschap en het LIMS goed zijn ingericht.”
Tip 7: Laat de mensen het verschil maken
Onderdeel van een succesvolle projectaanpak is het mobiliseren van de juiste mensen, weet Van Dijk. “Als buitenstaander kun je, onafhankelijk van de verhoudingen die door de jaren heen zijn ontstaan, aangeven welke expertises en rollen er nodig zijn. We maken het vaak mee dat door onze projectaanpak medewerkers die jarenlang in silo’s gescheiden van elkaar hebben geopereerd, gaan samenwerken en elkaar inzichten geven die anders verborgen zouden zijn gebleven. Wij zijn dan katalysator in een samenwerkingsvorm die synergie geeft.”
“Focus op de belangrijkste onderwerpen en details, zonder de grote lijn uit het oog te verliezen”
Tip 8: Houd regie bij een LIMS-implementatie
Bij de start van een project is er altijd een kennisgat, zegt Van Dijk tot slot. “De leverancier kent de bedrijfsprocessen nog niet en de labmedewerkers kennen het LIMS nog niet. Het is belangrijk om de juiste mensen samen te brengen en de regie te nemen. Focus op de belangrijkste onderwerpen en details, zonder de grote lijn uit het oog te verliezen. Controleer continu of iedereen elkaar goed begrijpt en met de juiste zaken bezig is. Hoewel dit vanzelfsprekend lijkt, leert onze ervaring dat miscommunicatie en verkeerde aannames vaak kostbare tijd kunnen verspillen. Het succes van een LIMS-implementatie wordt bepaald door de projectaanpak en de mensen die het uitvoeren, waarbij doeltreffend projectmanagement een belangrijke rol speelt.”
