In zes weken tijd een nieuw LIMS installeren onmogelijk? Eurofins Clinical Diagnostics België denkt daar anders over. In nauwe samenwerking met de leverancier CliniSys MIPS stoomde Eurofins de organisatie klaar voor 12.000 coronatesten per dag. Hoe deden ze dat?

Alinda Wolthuis | fotografie: Marco Vellinga

Managing director Tibo Demoor van Eurofins Clinical Diagnostics België is bijzonder tevreden. “Onze labs in België en Nederland voeren forensische testen en klinische diagnostiek uit. Dat deden we met een oud LIMS, dat pre-COVID nog net deed wat het moest doen. We wisten wel dat we op termijn een nieuw LIMS moesten hebben, omdat dit pakket niet meer kon voldoen aan onze actuele noden. We hebben een duidelijke groeistrategie en waren op zoek naar een partner die ons hierbij zou kunnen ondersteunen. En toen kwam de COVID-tsunami op ons af, met een stroom van 8.000 testen per dag. We stonden voor de keuze: óf een bataljon secretaresses inschakelen en fors investeren in hardware voor het manueel ingeven van alle inkomende aanvragen, óf met spoed overschakelen op een nieuw LIMS.”

Overheidseisen

De keuze viel op het laatste. Demoor: “We hadden ons al eerder georiënteerd op vernieuwing, maar de beslissing steeds uitgesteld. Toen we voor het blok stonden, was de beslissing snel genomen. We kozen voor GLIMS van CliniSys MIPS. Het pakket is duurder dan andere, maar zeer breed inzetbaar, agile en er werken veel overheidslabo’s en universiteiten mee. En bovenal: we konden heel goed communiceren met CliniSys.” Normaal gesproken duurt de uitrol van een pakket meer dan een jaar. Eurofins Clinical Diagnostics België had maar enkele weken de tijd. Bovendien veranderden de wensen en de eisen van de overheid voortdurend. “Dit pakket kon daar mee omgaan. Ze volgen de wetgeving op de voet en passen de specs automatisch aan.”

GLIMS wordt de levenslijn voor het labo
Managing director Tibo Demoor van Eurofins Clinical Diagnostics België

In de cloud

Eurofins Clinical Diagnostics België besloot om eerst een snelle oplossing voor COVID te implementeren, om daarna de tijd te nemen voor de laboratoriumbrede implementatie van GLIMS. “We kozen een light versie, enkel geënt op COVID. CliniSys MIPS maakte een ‘GLIMS-geraamte’ en plaatste dat in de cloud. We stelden een projectplanning op en een kernteam samen. De leverancier maakte iemand vrij om fysiek in ons labo aanwezig te zijn. DexMach zorgde voor de servercapaciteit en Amaron voor de interfaces tussen MIPS en de overheid.” Eurofins bracht de testen en de flows in kaart. Er waren drie grote uitgaande stromen: naar een portal waar de patiënt de uitslag kan lezen, naar de huisarts en naar de portal van de overheid (Sciensano en RIZIV), die onder andere als link fungeert voor de CovidSafeBE-app. Intern moest er connectie worden gemaakt met verschillende toestellen in het laboratorium, zodat er uiteindelijk 12.000 stalen per dag gecontroleerd konden worden. “Een ander cruciaal element is de automatische facturatie: het is een kunst om voor zoveel stalen de juiste prijs met de juiste facturen bij de juiste klant te krijgen. Binnen deze zeer korte tijdspanne dienden we ook nog de implementatie en functionaliteit van het nieuwe LIMS te borgen in ons kwaliteitssysteem. Data security was zeer belangrijk. Het LIMS-pakket werd geïnstalleerd als software-as-a-service, waardoor ook een belangrijk deel van deze security-eisen door de cloudinstallatie werden veilig gesteld.”

Het werd geïnstalleerd als software-as-a-service
Managing director Tibo Demoor van Eurofins Clinical Diagnostics België

Aanpassingen

Natuurlijk waren er hobbels te nemen. “We hebben bijvoorbeeld onze workflow moeten aanpassen. Uiteindelijk werd duidelijk dat we door deze aanpassingen wel een aantal optimalisaties konden realiseren, wat de hele aanvaarding ervan makkelijker maakte in de organisatie”, zegt Demoor. “Gelukkig kon dat, door de stabiliteit van het pakket en de flexibiliteit en creativiteit van de leverancier. De adviseurs zeiden waar het op stond, dachten mee en reikten oplossingen aan. Ze weten echt wat er speelt in een labo, kennen de apparatuur en de testen, en kunnen dus concreet meedenken over alternatieven. De klant krijgt de informatie en de ruimte om de keuzes te maken. Dat werkt erg prettig.” Na zes weken buffelen was het project voor 90% af. Demoor: “Het pakket was gebouwd, de testen uitgevoerd. Normaal zouden we nog die laatste 10% zekerheid ook willen hebben, maar die tijd hadden we niet. We besloten te springen. Wij hadden drie mensen klaarstaan bij het live gaan en ook MIPS had twee troubleshooters bij ons in het labo. Moest er iets mis gaan, dan konden we dat acuut oplossen. Maar het ging goed!”

Uitbreidingen

Ondertussen werd een aantal mensen getraind in het werken met het nieuwe LIMS. Demoor: “Ook zijn we nog bezig met enkele aanpassingen en uitbreidingen. Zo willen we graag dat er automatisch een hertest wordt geïnitieerd als er iets is misgelopen. Ook willen we graag rapportjes hebben van hoeveel stalen er per centrum zijn geanalyseerd en wat de uitslagen per centrum zijn.” Het werk dat nu wordt gedaan, is een voorschot op de toekomst. Want op korte termijn gaat het vervolgproject van start waarbij het hele labo overgaat op dit pakket. Demoor: “We zijn nu bezig een volledige analyse te maken van de toestellen en de typen testen die het betreft. Dat is een grote klus, want we brengen honderden verschillende testen in kaart met de bijbehorende protocollen. En ondertussen loopt het werk gewoon door!”

Belangrijke keuzes

Momenteel worden belangrijke keuzes gemaakt. Cloud-installatie of on-premise servers? Beginnen met de grote volumes of de minder impactvolle stromen? Hoe gaan we de project-governance opzetten? Demoor: “GLIMS wordt de levenslijn voor het labo. Als dat stil valt, dan zijn we op een maand tijd failliet. Van die verantwoordelijkheid zijn wij en onze partners ons bewust, we doorlopen het proces zorgvuldig en nemen de tijd. Gelukkig zijn we er klaar voor. We hebben een team samengesteld waarvan een deel ook betrokken was bij het COVID-traject. Voor hen blijft het werken in de overdrive. Maar dat doen ze graag. Ze weten dat dit pakket ons nieuwe ademruimte gaat geven. Onze mensen zien uit naar de dag dat het pakket draait!”

GLIMS

• Bedrijf: Eurofins Clinical Diagnostics Benelux • Pakket: GLIMS van CliniSys MIPS • Datum ingebruikname: 1 juli 2021 • Aantal gebruikers: 50 • Server: Cloud-oplossing

LIMS