Je hebt verhuizingen, en je hebt laboratoriumverhuizingen. “Een verschil van dag en nacht”, zeggen Roel van Dijk en Martijn Schmale. De directeuren van Mondial van Dijk Verhuizingen en Marts Projectmanagement weten waar ze het over hebben. In anderhalf jaar tijd brengen ze 160 laboratoria van Henkel samen in Düsseldorf.

Alinda Wolthuis | Fotografie: Mondial Movers

“Bij een kantoorverhuizing gaat het gesprek over werkplekken, printers en toiletten”, zegt Schmale. “Bij een laboratoriumverhuizing maken mensen zich over heel andere dingen druk. Ze willen zeker weten dat hun apparatuur in goede handen is en dat hun werkprocessen minimaal verstoord worden. Iedere wijziging in de planning maakt hen nerveus. Communicatie is van het grootste belang.” Schmale en Van Dijk werken al zo’n vijftien jaar samen. Hun rolverdeling: Schmale bereidt verhuizingen minutieus voor, Van Dijk voert ze vlekkeloos uit. Samen verhuizen ze van alles, maar de verplaatsing van laboratoria is een discipline op zich. Van Dijk: “Behalve dat je rekening moet houden met de werkprocessen, gaat het ook over het veilig vervoeren van kostbare, soms unieke, apparatuur. En je hebt te maken met tientallen leveranciers, die de apparatuur af- en aansluiten en kalibreren. Dat maakt een labverhuizing tot rocket science.”

Megaproject

De afgelopen tijd stond in het teken van de verhuisvoorbereiding van 160 Henkel-labs in Duitsland en België naar een nieuw centraal complex bij Düsseldorf. De combinatie Schmale/Van Dijk won het contract vanwege hun logistieke kennis en kunde, up-to-date aanpak en communicatieve skills. Die laatste komen goed van pas bij dit megaproject. Schmale: “De voorbereiding duurde negen maanden, net zo lang als de verhuizing zelf.” Van Dijk: “Maar het is dan ook tot in de puntjes gepland, zodat het voor ons als verhuizers relatief eenvoudig is.” Schmale heeft per 30 à 40 gebruikers of per laboratorium een ‘teamambassadeur’, waar hij detailinformatie ophaalt, de planning bespreekt en naar wie hij verhuis- en stickerinstructies terugkoppelt. “Deze ‘Lab Delegates’ zijn bij voorkeur kritische mensen met kennis van de praktijk”, zegt hij. Hij en zijn team kennen alle 160 laboratoria van binnen, hebben geïnventariseerd wat er verhuisd moet worden, welk moment per laboratorium het meest geschikt is en waar de knelpunten liggen. “Dat kan bijvoorbeeld gaan om apparatuur die in stukken gezaagd moet worden om het raam uit te kunnen. We bespreken de demontage met Henkel en zorgen ervoor dat de apparatuur ook weer in elkaar gezet kan worden”, zegt hij.

Impliciete aannames

Een ander fenomeen zijn de impliciete aannames. “Denk nóóit dat je wel weet wat je klant bedoelt”, zegt Schmale. “Een voorbeeld: een klant zegt dat er een apparaat meegaat, maar vergeet te vermelden dat daar een hele serie randapparatuur bij hoort. En dat past dan niet op de eindlocatie. Daar voel ik me verantwoordelijk voor, want ik wil dat iedereen happy is met de nieuwe werklocatie. Een andere valkuil is dat mensen in een heel laat stadium bedenken dat er toch extra apparatuur bij moet. Terwijl de aansluitingen al gemaakt zijn!” Een andere factor die meespeelt is de bedrijfscultuur. Van Dijk: “We hebben bijvoorbeeld het NAVO-hoofdkwartier in Brussel verhuisd naar het nieuwe gebouw. Dan merk je dat er grote verschillen zijn. Heb je te maken met Duitsers of Engelsen? Dan beslist het senior management. Bij Nederlanders, Belgen en Polen moet je van iederéén commitment krijgen. Dat spel moet je kennen, maar die verschillen maken het ook wel erg leuk.”

‘160 Henkel-labs op weg naar Düsseldorf’

Corona

‘Corona’ maakte het leven van de internationale verhuizers er niet makkelijker op. “Elke week kunnen de regels veranderen”, verzucht Schmale. “Zo moesten we een lab inspecteren in München. Normaal vlieg je dan op een dag even heen en weer. Nu ben je, met testen voor- en achteraf, in totaal drie dagen zoet. En dan heb je nog geluk dat je niet in quarantaine hoeft. We hebben het geprobeerd met video-inspectie, maar als het heel precies komt, dan moet je gewoon ter plaatse.” Dat betekent óók, dat er over meerkosten gesproken moet worden met de klant. “Dat valt gelukkig erg mee, want we kunnen dit goed uitleggen. En we hebben een gedeeld belang: een optimaal verhuistraject. Uiteindelijk wil de klant graag dat het goed gebeurt en willen wij later nóg een keer gevraagd worden.”

Love it

Eind maart zit de voorbereiding erop en begint de feitelijke verhuizing. Van Dijk: “Elke maand verhuizen we een week lang Henkel-labs. En in juli tweeënhalve week, want dan is München aan de beurt. We koppelen alles af wat niet door de leveranciers is afgekoppeld en pakken alles in, met extra dempende, extra hygiënische verpakkingsmiddelen. We zorgen ervoor dat alles mobiel is, waarna we verhuizen, inhuizen, monteren en aansluiten. Het is spannend, maar we hebben er heel veel zin in. Problemen lossen we ‘on the fly’ op, maar we weten dat het goed is voorbereid.” Schmale: “Ken je het A-team nog? Met Hannibal en zijn sigaar? Zo voelen wij ons ook. ‘We love it when a plan comes together!’”

ProjectmanagementVerhuizingenlaboratoriumverhuizingLogistiek