Het optimaal inzetten van personeel kan veel opleveren voor laboratoria. “Senior onderzoekers die tijd kwijt zijn met het reinigen van pipetten, daar wordt niemand blij van: de onderzoeker raakt gedemotiveerd, het lab verliest declarabele uren of een project loopt uit. Dat kan beter”, zegt Robbert Steenbergen, business manager van LabSPX.

Leendert van der Ent | Fotografie: Marco Vellinga

Het is een hectische tijd voor de life sciences. “Vóór de coronacrisis kende de sector al een gezonde groei, waardoor met name voor de technische beroepen grote personeelstekorten verwacht werden. Maar de coronacrisis heeft de groei verder versneld en daarmee ook de behoefte aan medewerkers vergroot. “Tegelijkertijd is de arbeidsmarkt krap. Gekwalificeerde medewerkers zijn schaars”, constateert business manager Robbert Steenbergen van LabSPX. “Het is zaak om medewerkers optimaal in te zetten. En dat gebeurt niet overal.”

Lekker kalibreren?

Daarbij doelt Steenbergen in eerste instantie op het klein onderhoud aan laboratoriumapparatuur. “Alle instrumenten en apparaten hebben aandacht nodig; denk aan kalibraties, validaties, het bijhouden van logboeken, het bellen van een leverancier voor groot onderhoud of het verhelpen van een storing. Daar zit veel tijd in. Kostbare tijd, die bedrijven niet kunnen declareren aan hun klanten. Tijd, die laboranten veel liever anders zouden besteden. Ik kom echt nooit een senior technician tegen die zegt ‘Lekker, nog even een uurtje pipetten kalibreren, koelkasten schoonmaken, vloeistoffen aanhangen en apparatuur aanmelden voor onderhoud.’ Natuurlijk niet: ze willen veel liever data genereren en hun klant helpen dan zich met reiniging en onderhoud bezighouden.”

Focus op core business

LabSPX is onderdeel van de Beun-de Ronde groep, leverancier van laboratoriumapparatuur, waarin ook BioSPX zit. “Wij komen dus dagelijks over de vloer bij klanten in de life sciences. Zo zagen we dat bij de bedrijven tot zo’n 250 medewerkers veel mensen werk uitvoeren dat eigenlijk niet tot hun core business behoort. Werk, dat ook gedaan kan worden door mensen voor wie het wél de core business is. Door mensen die dat efficiënter en goedkoper kunnen. Op verzoek van Future Diagnostics Solutions uit Wijchen hebben wij in kaart gebracht hoe de werkprocessen waren ingericht en hoeveel tijd er met de verschillende onderhoudswerkzaamheden gemoeid was. Met name de pipetten en de microplate washers bleken gigantisch veel tijd te vragen. Vervolgens hebben we flowschema’s opgesteld en onderzocht of we de werkprocessen zouden kunnen optimaliseren. Wat bleek? Door werkzaamheden beter te organiseren konden we, afhankelijk van de productgroep, tot 70% aan tijd besparen en de uptime fors verhogen. Bovendien haalden we de pieken uit het proces, door niet om de drie maanden de pipetten te kalibreren, maar elke week een bepaald aantal te doen.”

Jahoor: lekker, nog even een uurtje pipetten kalibreren, en koelkasten schoonmaken
Robbert Steenbergen, business manager LabSPX

On site

Future Diagnostics Solutions stond daarmee aan de basis van LabSPX, dat het dagelijks onderhoud aan laboratoriumapparatuur bij bedrijven voor zijn rekening neemt. “We zijn wekelijks on site aanwezig, voor het aantal uren dat we ook écht nodig zijn. We brengen alle apparatuur in kaart, weten precies welke werkzaamheden wanneer nodig zijn en bundelen die, optimaliseren de werkprocessen, zorgen voor het bijbehorende voorraadbeheer, plannen extern onderhoud in en begeleiden de uitvoerders daarvan. Dat gebeurt met inachtneming van de geldende GMP-, FDA- en ISO-richtlijnen. We zorgen ook voor een efficiënte administratie. Over het algemeen zien wij dat labonderhoud gepland wordt vanuit een Excel-bestand. En wanneer men investeert in moderne apparatuur, gebruikt men in de basis de oude werkprocessen. Hierdoor sluipt inefficiëntie langzaam door in de dagelijkse werkzaamheden. Er zijn mooie programma’s beschikbaar om het onderhoud te organiseren en te professionaliseren; gebruik die toch in plaats van Excel-bestandjes!”

Tijd vrijspelen voor groei

Ook labmanagers vinden het fijn ontzorgd te worden. “In een life sciences-lab is altijd wat te doen: er komen nieuwe technologieën, nieuwe taken, nieuwe medewerkers. Bij bedrijven boven de 250 medewerkers is er doorgaans een validation engineerteam actief, bij een klein tot middelgroot bedrijf is de labmanager verantwoordelijk voor het inplannen van de taken en de aansturing van de uitvoering. De tijd die dat kost, is eigenlijk nodig om al die vernieuwing in goede banen te leiden. Wij verwachten dat de sector zich het komende decennium verder zal ontwikkelen en blijven groeien. Als er nu al druk is op de arbeidsmarkt, zal die zeker niet minder worden. Dat dwingt tot verdere professionalisering van de organisatie, en tot het uitbesteden van de bijtaken. Wij zeggen: je hébt goed personeel en goede apparatuur, dus benut die optimaal en je bent klaar voor de toekomst!”