Leendert van der Ent | fotografie: Adobe Stock
In 2018 gingen het AMC en het VUmc een alliantie aan. Ze gingen verder als Amsterdam UMC. Daarna ging een behoedzaam integratieproces van start. De Centrale Diagnostische Laboratoria van de twee academische ziekenhuisorganisaties trekken sinds 2020 gezamenlijk op bij de aanbesteding van grotere apparatuur. Voor de toekomst staat specialisatie bij de beide CDL’s op de agenda.
Leendert van der Ent | fotografie: Adobe Stock
“Gezamenlijke aanbesteding speelt momenteel bij de aanschaf van een nieuwe chemiestraat voor elk van de locaties onder leiding van de beide inkoopafdelingen”, zegt Erwin Tiebie, beheerder CDL locatie AMC van het Amsterdam UMC. Het AMC beschikt nu over een tracksysteem voor een deel van het traject. De hematologie- en de urinebepalingen horen daar nu nog niet bij.
Het is de bedoeling om na aanschaf zoveel mogelijk apparatuur op een volledig tracksysteem aan te sluiten. Het VUmc krijgt ook dezelfde apparatuur. Die apparatuur is voor pre-analyse, voorbewerking (centrifugeren of verdelen) en twee takken met elk drie analysers voor respectievelijk spectrofotometrie, immunologie en natrium/kaliumbepaling. Alle uitslagen worden geautomatiseerd in het computersysteem ingevoerd.
“In het tweede kwartaal 2021 vonden de onderhandelingen plaats en aan het eind daarvan valt de beslissing”, vertelt Tiebie. “Als de keuze eenmaal bekend is, zal ook duidelijk zijn welke aanpassingen aan de ruimte moeten plaatsvinden waar het nieuwe systeem en de apparatuur moeten komen.” In 2022 zal de nieuwe straat in delen worden geleverd en uiteindelijk in gebruik komen. “Het gaat om het 24-uurslab, waarin de snelheid van monsterverwerking één van de belangrijkste parameters is”, zegt Tiebie. “Ik verwacht dat de nieuwe opzet dankzij de hogere automatiseringsgraad nóg meer snelheid oplevert.”
Niet dat het nu niet snel gaat: 90% van de uitslagen is normaal gesproken binnen een uur beschikbaar. Het percentage van 95% wordt over alle monsters ook gehaald. Het verschil zit hem in dat ‘normaal gesproken’. Tiebie: “We weten nu dat we onder bepaalde omstandigheden die 90% moeilijker halen. Het nieuwe systeem moet ervoor zorgen dat we dat percentage onder meer omstandigheden halen.”
Anno 2021 krijgt de alliantie steeds meer invloed op de laboratoria. Tiebie: “We overleggen gezamenlijk, waarbij we bespreken hoe we zaken aanpakken, zodat we ‘best practices’ kunnen bepalen. En tot nu toe hebben we ieder onze eigen codes voor dezelfde bepalingen. Die gaan we gelijktrekken, evenals de terminologie die we rond de bepalingen hanteren.”
De 24-uursbepalingen zullen om overduidelijke redenen op beide locaties van de alliantie in stand blijven. Maar voor andere bepalingen zal in steeds meer gevallen één locatie worden uitgekozen. Dat proces komt nu zo’n beetje op gang. Ook kan het zijn dat werk dat tot nog toe werd uitbesteed, mogelijk (weer) zelf uitgevoerd gaat worden, nu de alliantie voldoende schaalgrootte heeft. “Dat geldt bijvoorbeeld voor niersteenanalyse”, illustreert Tiebie. “Dat is nu voor ons een ‘innovatietraject’. Uiteraard moet de eigen oplossing uiteindelijk goedkoper, beter en/of sneller zijn dan de huidige situatie, voor we besluiten om tot investering over te gaan.”
Als het over bestaande activiteiten gaat die in één locatie worden geconcentreerd, vindt de afweging plaats op basis van zowel de vraag als het aanbod, zegt Tiebie: “Wie heeft de meeste patiënten voor een bepaalde specialisatie en wie heeft daarvoor de beste kennis en faciliteiten in huis?” De eerste twee zogeheten ‘waves’ hiervoor hebben al plaatsgevonden. Zo is het AMC uitgekozen voor de specialisatie Cardiologie en het VUmc voor de specialisatie Urologie.
“De laboratoriumbepalingen die aan die specialisaties gerelateerd zijn, gaan dan natuurlijk mee”, zegt Tiebie. Dat heeft ook budgettaire consequenties. “Er gaat een bepaald bedrag aan bepalingen de ene kant op en een ander bedrag aan bepalingen de andere kant op. Dat wordt verdisconteerd in de locatiebudgetten voor de beide CDL-organisaties. Het proces moet natuurlijk zo eerlijk mogelijk verlopen.”
________________________________________________
● Tot € 7.500
Apparatuur onder € 7.500 (incl. BTW): zelf aanschaffen bij preferente leveranciers.
● Tot € 25.000
Tot € 25.000: deels zelf regelen, investering met motivatie onderbouwen bij divisiecontrollers. Afschrijvingstermijn gemiddeld tien jaar, afhankelijk van de innovatie-ontwikkeling. Meerdere offertes bij verschillende leveranciers en samenwerking met Afdeling Inkoop, die marktinventarisatie uitvoert en prijsonderhandeling ondersteunt. Verschillende apparatuur op zicht, waarna de keuze wordt gemaakt op praktijkervaring en bijkomende kosten voor reagentia en onderhoud.
● Vanaf € 25.000
Bij de kostbare apparatuur boven de € 25.000 worden verplicht minimaal drie leveranciers uitgenodigd. Toestemming van divisiecontrollers en Afdeling Inkoop is nodig. Inkoop voert de prijsonderhandeling, maar de beslissing blijft bij het laboratorium. De geaccrediteerde kits voor reagentia (kosten mogen worden geïndexeerd volgens NZK-regels) en een onderhoudscontract voor minimaal vijf jaar gaan zwaarder meewegen. Aandacht voor benodigde verbouwing en aansluitingen voor ICT, water & elektra. Vaak zal voor enkele medewerkers een training in het gebruik van de apparatuur worden bedongen.
● Vanaf € 139.000
Vanaf € 139.000 (EU richtlijn 2014/24) gaan de regels voor Europese aanbesteding gelden. Afdeling Inkoop schrijft op basis van input uit het lab een tender uit, waarin staat volgens welke criteria de afweging wordt gemaakt (prijs en/of kwaliteit).
________________________________________________
● Bij het Centraal Diagnostisch Laboratorium locatie AMC werken 150 mensen. In het 24-uurslab vinden, na aanname van het materiaal bij de receptie en materiaalvoorbewerking, alle routinebepalingen plaats op basis van klinisch-chemische en hematologische analyses. Het Lab Speciale Technieken verzorgt de bepalingen die niet dagelijks voorkomen, met allerlei DNA- en immunologische technieken. Het Transfusielab kruist met nieuwe bloedgroepapparatuur (2020) het plasma van patiënten die een transfusie nodig hebben met het aanbod aan bloedzakken. Zo wordt beoordeeld of de match juist is en er geen stolling optreedt. Het Speciaal Stollingslab doet de niet-routinematige bepalingen op dit gebied bij ernstige afwijkingen: treden er geen stollingen op? Het Researchlab ondersteunt het wetenschappelijk onderzoek met bepalingen volgens de geldende researchprotocollen. Tot slot is er het Poliklinisch Lab, het ‘priklab’ waar bloed wordt afgenomen en waar altijd iemand met een laboratoriumachtergrond aanwezig moet zijn.
