Sascha van de Ven | Foto: Cfoto
De meeste corrigerende maatregelen die ik langs zie komen, zien er prima uit op papier. Ze lossen alleen het probleem niet op. Vijf vragen die laten zien waar het misgaat.
tk1 1. Pak je de oorzaak aan, of alleen het symptoom?
Vaak alleen het symptoom, zonder dat je het doorhebt. Een correctie lost het probleem van dat moment op: het foute resultaat wordt hersteld, het monster opnieuw geanalyseerd, de klant geïnformeerd. Een corrigerende maatregel pakt de grondoorzaak aan, zodat het probleem niet terugkomt. “Medewerker aangesproken” is geen corrigerende maatregel, want er is nooit gekeken naar de eigenlijke oorzaak: waarom kon deze fout ontstaan, wat ontbrak er in de instructie, de controle of de planning? Zonder dat antwoord verandert er niets aan het proces, en blijft het risico gewoon bestaan.
tk2 2. Waarom pakt niemand je corrigerende maatregel meteen op?
Omdat degene die hem leest eerst zelf moet uitzoeken waar het over gaat. “Validatiesheets zijn niet beveiligd” vertelt niets concreets: om welke sheets gaat het, welke versie, en is niets beveiligd of gedeeltelijk? Zonder die precisie kost het eerst tijd om uit te zoeken wat er precies aan de hand is, voordat er ook maar aan een oplossing gewerkt kan worden. Schrijf de afwijking dus zo op dat iemand er zonder vragen mee aan de slag kan.
tk3 3. Moet ik voor elke afwijking een corrigerende maatregel opstarten?
Nee. De norm vraagt om te beoordelen of een corrigerende maatregel nodig is, niet om er bij elke afwijking automatisch een te starten. Een eenmalige, geïsoleerde fout met een duidelijke en onwaarschijnlijk herhaalbare oorzaak kun je met een correctie alleen afhandelen. Zodra een afwijking kan terugkomen, of ergens anders ook kan spelen, is een corrigerende maatregel wel op zijn plaats.
“Bijna elke corrigerende maatregel is eigenlijk een gemist risico”
Sascha van de Ven, QAducation
tk4 4. Hoe lang houd ik een corrigerende maatregel open voordat ik hem sluit?
Tot je hebt aangetoond dat de maatregel werkt, niet tot de actie is uitgevoerd. Een maatregel die net is ingevoerd, kun je nog niet beoordelen op effect. Geef het genoeg tijd om te zien of de afwijking wegblijft; dat kan enkele weken of maanden zijn.
tk5 5. Hoe zorg ik dat ik structureel minder corrigerende maatregelen nodig heb?
Door risico’s en kansen serieus te verankeren in je organisatie, niet als los hoofdstuk in het kwaliteitshandboek. Bijna elke corrigerende maatregel is eigenlijk een gemist risico: had je dat risico vooraf in kaart gehad, dan had je de maatregel al genomen voordat het misging. Daarnaast helpt het om bij een maatregel echt de grondoorzaak weg te nemen in plaats van het symptoom; dan komt dezelfde afwijking niet in een andere vorm terug. Corrigerende maatregelen zijn er niet om een dossier te kunnen sluiten, maar om je organisatie en je werk te verbeteren.
Wil je corrigerende maatregelen structureel beter aanpakken?
In de cursus Corrigeren met de 4-O-systematiek leer je dieper analyseren en maatregelen kiezen die écht werken.
Bekijk de cursus Corrigeren met de 4-O-systematiek
Werk je in een medisch laboratorium? Bekijk de cursus voor medische laboratoria
Meer over QAducation
