Werk agile, kies een partij waar het mee klikt, faciliteer je mensen, breng processen in kaart en ga voor KISS. Zie hier de vijf succesfactoren die volgens LIMS-adviseur Rob Leenders de oprit vormen naar een geslaagde LIMS-implementatie. “Een slim groeipad met bevlogen collega’s en hou het simpel.”

Vincent Hentzepeter | Fotografie: Foodnote

Het ‘agile werken’ is in IT-projecten de standaard geworden
LIMS-adviseur Rob Leenders

“Als je LIMS-trajecten van nu vergelijkt met die van pakweg tien, vijftien jaar geleden dan zie je een groot verschil in de uitgangssituatie. De klassieke casus van papier vervangen door IT is nu echt verleden tijd. Het nieuwe LIMS moet de concurrentie aan met het oude LIMS dat in 10-15 jaar steeds wat werd aangepast. De scherpe randjes zijn er allang af en tekortkomingen horen erbij. We gaan een oude, maar goed passende schoen vervangen. Dat is de uitdaging. Hoe pakken we dat aan? Met agile werken. Dat is in IT-projecten de standaard geworden. De tijd dat je in één keer een oplossing neerzette en live ging, ligt achter ons. Minder risicovol en veel beter beheersbaar is een implementatie die is opgesplitst in kleine stapjes. Dat maakt je wendbaar, je kunt nog terug zonder dat veel tijd en werk verloren gaat. Een slimme opdeling van de scope in implementeerbare brokken maakt dat je snel resultaat ziet, ervaring opdoet met het LIMS en de leverancier kunt (bij)sturen. Zo’n agile aanpak noem ik daarom de eerste van de vijf succesfactoren voor een geslaagde LIMS-implementatie.

KISS: Keep It Simple Stupid. Verzand niet in complexiteit. De consultant zegt dat alles kan, de analist dat hij alles nodig heeft
LIMS-adviseur Rob Leenders

Wat cruciaal blijft in een project is de menselijke factor: een belangrijke tweede succesfactor. Kies de partij die bij jouw mensen en organisatie past. Er moet een klik zijn. Elkaar van meet af aan begrijpen is belangrijk. De derde succesfactor heb je als organisatie zelf in de hand: het faciliteren van mensen in je organisatie die de kar trekken. Ik ken geen LIMS-project dat binnen een jaar helemaal klaar was, dus plan ze vrij tot alles daadwerkelijk draait. Ook voor de vierde succesfactor ‘breng je eigen processen in kaart’ moet je tijd reserveren. Maak de routekaart van je processen en vergeet niets. Labprocessen zijn als een ijsberg: iedereen ziet die punt boven het water, maar er zijn vaak slechts enkele mensen in de organisatie die écht weten hoe het zit. Tot slot succesfactor vijf: KISS: Keep It Simple Stupid. Verzand niet in complexiteit. De consultant zegt dat alles kan, de analist dat hij alles nodig heeft. Voorkom een complexiteitsobesitas. Natuurlijk door agile te werken, maar ook door er een projectmanager op te zetten die rationeel is, de grote lijnen bewaakt, inbreng beoordeelt op toegevoegde waarde en zegt “tot hier en niet verder”. Terug naar succesfactor 1: agile werken. Dat maakt dat je snel (deel)resultaten ziet, maar ook eenvoudig een stap kunt terugzetten. Dan doorloop je zo’n project sneller en beter. Agile werken komt er in de praktijk op neer dat je je scope, je pakket van functionele eisen, zo klein mogelijk kiest om dit snel tot waarde te laten komen. Je pakt een gebiedje uit het LIMS en implementeert het. Dit heeft als voordeel dat de organisatie de software leert kennen en de leverancier de organisatie. Samen kom je snel — in pakweg een maand — tot iets tastbaars. Iets dat werkt en wat je echt kunt gaan gebruiken en testen. Dat motiveert. Dit kan bijvoorbeeld één test zijn, of één bepaalde monsterstroom. Door kort cyclisch te werken naar een implementeerbaar tussenproduct kom je er snel achter of de gekozen route klopt of dat je die moet aanpassen. Dat maakt je wendbaarder zowel qua problemen als kansen.

Schakel je zwaargewichten in, die kijken verder dan het topje van de ijsberg
LIMS-adviseur Rob Leenders

De keuze voor de partij waar je mee gaat werken bepaalt natuurlijk mede of het traject lekker soepel zal lopen. Ergens in de selectiefase zul je kennis willen maken met de mensen met wie je straks gaat werken. Zoiets moet je organiseren. Een geschikte vorm voor zo’n contactmoment is een requirements-sessie van een halve dag. De analist wil iemand die dezelfde taal spreekt: tijdens zo’n dagdeel kun je ervaren of dit zo is. Dit aspect wordt nog wel eens onderschat. Leveranciers houden dit vaak af, omdat ze hiervoor hun mensen uit lopende projecten moeten halen. Realiseer je dat een LIMS-traject even kan duren en je mensen dus veel tijd — meestal meer dan een jaar — nodig hebben om zo’n project te trekken. Vaak zie je dat het projectteam niet voldoende tijd van het management krijgt. Voorkom dat mensen zich over de kop werken. Faciliteer je mensen en zorg voor extra resources om taken over te nemen. Zo benadruk je ook hoe belangrijk het project is. Kies voor het projectteam mensen met IT-affiniteit die echt een ambassadeur van het systeem kunnen worden en binnen de organisatie hun weg weten. Voor de procesanalyse moet je de juiste mensen erbij betrekken. Schakel je zwaargewichten in, die kijken verder dan het topje van de ijsberg. KISS is essentieel en een belangrijke succesfactor. Analisten kunnen veel complexiteit aan, ze zijn erin getraind in hun opleiding en door hun dagelijks werk. De huidige LIMS-systemen zijn op alle niveaus configureerbaar. Elke uitzondering kan worden ingebouwd. Maar bedenk dat elke uitzondering moet worden ontworpen, geconfigureerd en getest. Bovendien ontstaan er afhankelijkheden en voor je het weet zijn beslisbomen zo complex, dat je er het bos niet meer door ziet. De kunst is de juiste balans en opbouw te vinden. Dat brengt ons terug bij de agile aanpak. Kies een slim groeipad, bouw de complexiteit op in kleine stapjes. Voeg met elk stapje waarde toe. Bouw ervaring op, beoordeel na elke stap je koers, stuur bij en vier de successen.”

LIMSKISSAgileit