Het selecteren van Laboratorium Informatie Management Software (LIMS), waaronder ook LIS/ LES/ ELN/ SDMS, is iets wat de meeste laboratoria niet vaker dan eens in de 10-15 jaar doen.
De meeste laboratoria lukt het mede daardoor niet om marktkennis van laboratoriumsoftware ”up-to-date” te houden. Hoe kom je tot een verantwoorde keuze van het best passende Laboratorium Informatie Management Software (LIMS) systeem? Welke stappen dienen te worden gevolgd en welke informatie is daarvoor nodig?
Hieronder een aantal tips wat wel en niet te doen:
1) Bereid het selectieproces goed voor. Voordat u leveranciers gaat bellen is het belangrijk dat u een aantal zaken eerst voor uw laboratorium vaststelt. Doet u dat niet dan kunt u door commerciële beïnvloeding teveel van het optimale eindresultaat worden afgeleid. Weinig leveranciers zullen u iets aanraden wat ze zelf niet (kunnen) aanbieden.
Wat moet u minimaal vaststellen:
– Werkproces (informatiemanagement-workflow) dat door het nieuwe LIMS moet worden ondersteund.
– Doelstellingen, wat wilt u bereiken met een nieuw LIMS?
– Budget
– URS (eisen en wensen document)
– Welke oplossing, LIMS-LES-ELN-SDMS, is geschikt?
– Lijst van potentieel geschikte leveranciers
Een LabInfoScan kan u helpen om bovenstaande zaken vast te stellen.
2) Selecteer volgens een vooraf vastgesteld inhoudelijk selectieproces, bestaande uit meerdere stappen met beoordelingscriteria per fase. Een schriftelijke respons op de URS en een demo van een casus mogen daarbij niet ontbreken.
3) Beoordeel niet alleen de software maar zeker ook de leverancier-consultant(s). Deze consultant(s) spelen straks een belangrijke rol tijdens de implementatie. Kennis en ervaring van de consultant(s) met uw marktsegment kan van grote invloed zijn op het succes van het project.
4) Beoordeel in welke mate het aangeboden LIMS (door uzelf?) configureerbaar is. Vermijd klant-specifiek maatwerk.
5) Bepaal de omvang (scope) van de implementatie en leg de werkverdeling (wat doet de leverancier en wat moet u doen) vast.
Dit is de basis voor een prijs voor de implementatie en een wezenlijk deel van de totaalprijs.
Laat de leveranciers een projectplan maken. Leg alle afspraken goed schriftelijk vast, daarmee vermijdt u toekomstige discussies.
