Na de positieve reacties op het vorige artikel, over het vaststellen van apparaat gebruik via Chromeleon-datacontainers, hebben we een concept ontwikkeld voor een organisatie brede aanpak van apparaat gebruik.
In laboratoria zie je vaak hetzelfde probleem terugkomen: apparaten die in het lab staan zijn zelden van één en dezelfde fabrikant afkomstig. In het algemeen vind je in elk lab een mix van verschillende merken en systemen (zie eerste illustratie ).
Deze mix van merken en systemen maakt een goed inzicht in de capaciteit van apparaten moeilijk. De ‘bottlenecks’ zijn vaak lastig zichtbaar te maken en niet goed met harde data te onderbouwen. Daardoor ontbreken bijvoorbeeld overtuigende argumenten in budgetgesprekken en bij beslissingen over nieuwe investeringen.
Een goede workflow maakt zogenoemde “back-tracking” mogelijk. Met de uiteindelijke gegevens over apparaatgebruik weten we welke projecten de meeste capaciteit vragen en kunnen we het gebruik door teams volgen (wanneer apparaten aan een specifiek team zijn toegewezen). Door historische data te gebruiken kunnen we bij de start van een project al voorspellen of er problemen met apparaatbenutting zullen ontstaan. Dit betekent dat vertragingen in de planning, die anders onvermijdelijk zouden zijn, vooraf kunnen worden gecommuniceerd en dat risico’s beter ingeschat én aangepakt kunnen worden.
Via API’s (Application Programming Interfaces) kunnen we data uit verschillende systemen of apparaten automatisch ophalen en samenbrengen. Zo ontstaat een uniforme basis waarmee we het apparaat gebruik (zowel in het laboratorium als op managementniveau) inzichtelijk kunnen maken.
Een herkenbaar voorbeeld van zo’n API-toepassing is de reisbranche: vluchtinformatie van luchtvaartmaatschappijen wordt automatisch en in real time bijgewerkt op reiswebsites zodra er iets verandert.
Het implementeren van deze workflow begint met een inventarisatie van uw apparatuur en software. U werkt hiervoor samen met een wega-specialist uit ons CDS-team. Daarna wordt onderzocht of er directe of indirecte API-koppelingen mogelijk zijn (bijvoorbeeld met Chromeleon of Open Labs) en hoe de data-architectuur kan worden opgezet en geïntegreerd.
Met behulp van deze workflow kunt u het apparaat gebruik continu en automatisch monitoren – op het werk of vanuit huis. Zo kan er realtime worden ingegrepen bij overbelasting van apparaten of teams.
Welke aspecten voor goede monitoring het belangrijkst zijn, hangt af van de specifieke organisatiebehoeften. Daarom biedt wega, samen met ons datascience-team, volledig aanpasbare dashboards. Daarmee kan het projectmanagement beter onderbouwde beslissingen nemen, voorkomt u vertragingen en benut u uw apparatuur optimaal. De data helpt bovendien bij budgetplanning en geeft inzicht in de mate van gebruik, zodat de noodzaak voor eventuele nieuwe investeringen met feiten kan worden onderbouwd.
In de laatste fase zorgen onze specialisten voor de implementatie, configuratie en training, zodat de workflow optimaal benut kan worden.
Wij kijken ernaar uit om samen met u de volgende stap te zetten.
Auteur: Kristina Djordjevic
Vertaling: Monique van Helden
