Waarom gaat het zo vaak mis bij de nieuwbouw van laboratoria? Soms zijn de tekortkomingen zo ernstig dat de ingebruikname moet worden opgeschort. Een streng toetsingskader is het belangrijkste instrumentarium om het project aan de eisen te laten voldoen en bouwmissers te voorkomen. Daarbij draait alles om communicatie en transparantie.
Het ontwerpen en bouwen van een nieuw laboratorium vergt vaak enkele jaren. Onderzoekers zien jaren uit naar hun nieuwe faciliteit. Helaas voldoet het nieuwe laboratorium niet altijd aan de verwachting. Soms zijn de tekortkomingen zo ernstig dat de ingebruikname moet worden opgeschort.
> Wat is er misgegaan?
> Hoe kunnen missers worden voorkomen?
Dit artikel geeft enkele praktische tips aan de laboratoriummanager om de vinger aan de pols te houden gedurende het nieuwbouwproces.
In het nieuwbouwproces zijn veel verschillende partijen betrokken in een aantal opeenvolgende fases. Je zou dit proces kunnen vergelijken met het fluisterspel, dat op kinderfeestjes wel wordt gedaan. De spelleider fluistert het eerste kind een geheime boodschap in het oor, met een paar moeilijke woorden. Het ene kind geeft het door aan het volgende. Omdat niet ieder kind precies heeft verstaan of begrepen wat er doorgegeven moest worden, komt bij het laatste kind een totaal andere boodschap aan.
Bij een ontwerp- en bouwproces wordt de “boodschap” per fase gedocumenteerd. De bedoeling is echter niet altijd eenduidig. De functionele specificaties zijn immers vaak nog niet bekend als het ontwerp wordt opgesteld.
Het ontwerpproces wijkt bovendien af van het fluisterspel, omdat er per fase keuzes moeten worden gemaakt op basis van de vastgelegde informatie. Het PvE is in zekere zin abstract.
De eerste maatregel, die genomen kan worden om missers te voorkomen, is het systematisch toetsen gedurende het gehele ontwerp- en bouwproces.
Bij elke fase dient er een toets plaats te vinden op de uitgangspunten zoals die bij de start van die fase zijn benoemd. Om verlies van informatie te beperken is het aan te bevelen deze toetsing te laten doen door de opsteller van het fasedocument (PvE resp. VO, DO en bestek). Ook een onafhankelijke deskundige, die het bouwproces kent en de gevolgen van keuzes kan overzien, zou betrokken kunnen worden bij de toetsing.
Een tweede beheersmaatregel is dat in de ontwerpfase alle keuzes goed worden vastgelegd, bijvoorbeeld in een integrale besluitenlijst of in wijzigingsformulieren. Vaak worden keuzes uitsluitend in besprekingsverslagen benoemd of direct in tekeningen verwerkt. Hierdoor kan informatie verloren gaan. De wijzigingsformulieren moeten door alle betrokkenen worden gecontroleerd en goedgekeurd.
Kwaliteitsbewaking tijdens de uitvoering is een derde beheersaspect. Tijdens het uitvoeringsproces worden vele beslissingen genomen die effect kunnen hebben op het gebruik van het laboratorium. Dit kan de kwaliteit betreffen van afwerkingsmaterialen, kitwerk, afdichtingen e.d. Bij technische installaties staan de kwaliteit van leidingen en regeltechnische voorzieningen vaak onder druk. Bij de oplevering, die meestal onder tijdsdruk plaatsvindt, is de inregeling van de gebouwinstallatie vaak nog niet afgerond. Controle op de geleverde capaciteit en integrale werking van de systemen ontbreekt vaak. Door tijdsgebrek vindt de ingebruikname soms al plaats voordat alle systemen in bedrijf gesteld zijn.
Aanbevelingen:
•investeer in een goed PvE; ook als dit een langere doorlooptijd vergt
•werk de functionele specificaties al tijdens de VO-fase uit
•laat het ontwerp per fase toetsen door gebruiker, opsteller van PvE of onafhankelijke deskundige
•leg alle ontwerpbeslissingen vast; benoem wijzigingen ten opzichte van PvE in een wijzigings-procedure
•leg in het bestek de testprocedures vast, die bij oplevering zullen worden gehanteerd
•lever het gebouw pas op als de acceptatietest met goed gevolg doorlopen is
