ICT in lab kan beter
De toepassingen van ICT in het laboratorium zijn vaak nog verre van optimaal:
-Men besteedt teveel tijd aan het invoeren, controleren en rapporteren van gegevens.
-Het is voor belanghebbenden moeilijk om de informatie uit de systemen te halen.
-Veel informatie wordt geprint en ”wet signed”.
-Het beheer van de systemen vraagt veel tijd.
-Er is geen borging van kwaliteitsaspecten zoals data-integriteit, data-veiligheid en data-beschikbaarheid.
Vijf redenen
Er zijn minimaal 5 redenen te noemen waarom de ICT in het laboratorium efficiënter kan:
-De belangrijke systemen zoals het LIMS, ELN, CDS en/of de standalone systemen zijn niet met elkaar verbonden. Hierdoor moet informatie meerdere malen worden overgetypt. Dit leidt tot extra reviewmomenten en autorisaties.
-De rollen voor beheer zijn (vaak met goede redenen) verspreid over meerdere personen en afdelingen. Hierdoor is niet iedereen met een beheerdersrol op de hoogte van de eisen en/of wensen van de gebruikers.
-Niet iedere rol in het besluitvormingsproces heeft toegang tot de relevante elektronische data.
-De systemen ondersteunen niet het volledige proces van berekening en rapportage van de resultaten. Hierdoor worden extra tools zoals b.v. Excel gebruikt en ontstaan “tool-experts”. Deze houden zich voornamelijk bezig met ontwikkeling en toepassing van de tool. Er blijft voor hen weinig of geen tijd meer over voor het laboratoriumwerk waar ze voor zijn aangenomen. Ook is er vaak weinig of geen documentatie van de tool waardoor problemen ontstaan met validatie. Daardoor is beheer door anderen bijna onmogelijk.
-Gegevens worden nog vaak geprint en op papier gecommuniceerd. Ook worden papieren documenten ondertekend en daarmee als officieel document aangemerkt.
Verbeterpunten
Wat kun je doen om ICT in het laboratorium efficiënt te krijgen?
Maak afspraken:
Bespreek met het management en de medewerkers van de ICT supportgroepen wat de specifieke wensen zijn voor een laboratorium. Leg met deze mensen de afspraken vast. Zorg er voor dat deze afspraken de specifieke behoefte van het lab ondersteunen maar ook de ICT richtlijnen in het bedrijf. Pas richtlijnen eventueel aan zodat ze beter passen bij de specifieke wensen. Houd hierbij rekening met de van toepassing zijnde overheidsregels.
Bepaal welke beheerrollen thuishoren op het lab, de infrastructuurafdeling of de applicatieafdeling. Zorg voor formele afspraken met betrekking tot beheertaken en -rollen. Organiseer een terugkerend overleg tussen deze afdelingen.
Gebruik standaardsystemen
Onderzoek welke berekeningen/rapportages uitgevoerd kunnen worden in de standaardsystemen. Zet de berekeningen uit de zelfgebouwde tools over met de eventueel benodigde validatie- en documentatie-effort.
Stel beheerders aan binnen het lab voor deze berekeningen/rapporten.
Denk na over vervanging van standaardsystemen indien deze niet in staat zijn om minimaal 80% van de processen te ondersteunen.
Informeer uw mensen
Zorg ervoor dat iedere beslisser in het analyseproces toegang krijgt tot het systeem. Maak daarbij de beschikbare functies voor de niet-analisten minimaal. Hierdoor blijft de trainingsinspanning en gebruikslast minimaal voor deze personen. Tevens krijg je makkelijker commitment.
Stel een eigenaar van het proces aan. Deze persoon zorgt onder andere voor de betrokkenheid van de niet-analisten in het proces.
Stel de data elektronisch ter beschikking aan de belanghebbenden. Dat kan door middel van directe toegang via webinterfaces of via e-mail.
Koppel waar mogelijk de systemen, zodat geen datatranscriptie meer plaats hoeft te vinden.
Door het toepassen van deze veranderingen wordt niet alleen het laboratorium personeel vrijgemaakt voor het werk waarvoor ze zijn ingehuurd. Er wordt ook een basis gelegd voor hogere kwaliteit van de analytische data.
Met dit artikel hoop ik dat ik je meer bewust hebt gemaakt van de mogelijkheden om ICT van meer toegevoegde waarde te laten zijn binnen het lab.
