Met de huidige reisbeperkingen door het Corona-virus biedt online vergaderen uitkomst, zeker als je zoals ik regelmatig naar het Verre Oosten af moet reizen. Ideaal is deze vergadervorm nog altijd niet. Hoewel de technologie steeds beter wordt – er worden uitstekende online vergaderhulpmiddelen ontwikkeld – kan het nog steeds gebeuren dat de teleconferencing-omgeving bij een van de genodigden moeilijk aan de praat te krijgen is.
Werkte het maar altijd perfect, dan zou wereldwijd duizenden reisuren kunnen besparen. Is het altijd een alternatief voor face-to-face contact? Nee, televergaderen werkt minder lekker als mensen elkaar voor het eerste ‘zien’ of spreken tijdens de online-meeting. Maar ja, soms moet je wat, je wilt natuurlijk het klantcontact niet verwaarlozen.
Ik moet zeggen dat ik afgelopen maand een hele positieve ervaring had met online vergaderen. De setting was met verschillende nieuwe en bekende collega’s in verschillende tijdzones en verschillende niveaus van beheersing van het Engels. Dat is op zich al een situatie waar je denkt: ‘oh als dat maar effectief wordt.’ Maar de organisator had er goed over nagedacht. Binnen het elektronische samenwerkingsprogramma was er naast de agenda al een lijst met deelnemers en mogelijke acties aangemaakt.
Was een agendapunt besproken, dan werden er per agendapunt een actiehouder en helpers aangewezen en gekoppeld aan het actiepunt met deadline in de gedeelde agenda’s. Dat is spijkers met koppen slaan…
Het tegelijk werken aan hetzelfde document of een presentatie kan een goed alternatief zijn voor vergaderen op afstand. Op schrift is het vaak net wat duidelijker wat de ander bedoelt. En je hebt geen last van een gebrekkige uitspraak of een brakke verbinding die je bij online parten kan spelen. Tegelijkertijd werken aan dezelfde documenten in real-time levert in mijn ervaring een grote tijdwinst op, omdat je niet meer heen-en weer mailt en zeker weet dat je allemaal aan de laatste versie werkt.
Erg handig is dat je tegenwoordig ook digitale post-its kunt plakken in zo’n elektronische omgeving. Zo kun je na afloop snel ideeën verzamelen en groeperen. Mijn tip: gebruik dit soort handige hulpmiddelen om je online vergadering te structureren en vooral acties en ideeën op te volgen.
