Samenvatting
Hoe ziet bij jou de dagelijkse praktijk in de stoffenlogistiek eruit? Klopt het gevoel dat je hierover hebt met de werkelijkheid? En hoe zit het met processen, communicatie en monitoring? Dashboards kunnen worden ingezet om inzicht te krijgen in stoffenlogistiek. Gegevens verzamelen en deze visualiseren in dashboards kan nieuwe inzichten bieden in het dagelijkse werk. Maar hoe creëer je zinvolle dashboards? In dit artikel introduceren we onze aanpak.
Binnen stoffenlogistiek is het beheer geregeld van grote bibliotheken van chemische verbindingen, meestal binnen onderzoeksinstellingen. Eén van de belangrijkste onderdelen binnen de stoffenlogistiek is het opslaan van verbindingen en deze in verschillende vormen of concentraties beschikbaar stellen ter ondersteuning van onderzoeksteams. Gemakkelijke en efficiënte toegang tot een breed scala aan verschillende verbindingen is essentieel, vooral voor experimenten en screenings in geneesmiddelenonderzoek, chemische biologie of andere wetenschappelijke gebieden. Hiervoor zijn processen nodig die vaak verschillende afdelingen omvatten.
In de stoffenlogistiek genereren processen in het algemeen veel gegevens. Door deze gegevens te visualiseren in een dashboard, kan de efficiëntie van processen en van de workflow beter worden beoordeeld. Daarnaast kunnen knelpunten makkelijker worden opgespoord.
Naast interne en afdeling-overschrijdende procesoptimalisatie binnen stoffenlogistiek, leveren dashboards ook een andere waardevolle bijdrage. Een dashboard biedt analyses, resultaten en statistieken voor communicatie met medewerkers in het onderzoek of management.
Wega biedt ondersteuning in verschillende projecten voor het creëren van zinvolle dashboards. We willen de ervaringen die in deze projecten zijn opgedaan graag met je delen.
Dashboards zijn niet alleen maar mooi vormgegeven statistieken. Wanneer ze correct zijn opgezet, hebben ze veel meer te bieden. De grafieken en tabellen kunnen dynamisch worden ontworpen. Verschillende filteropties stellen je in staat om diep in de details te duiken en daarmee verschillende weergaven van de gegevens te creëren.
Daarnaast kunnen KPI’s worden gedefinieerd en toegankelijk worden gemaakt voor verschillende gebruikers op basis van dezelfde initiële gegevens.
Vaak denkt men wel te weten waar in het proces een probleem zit. Soms zijn er klachten dat bepaalde delen van het proces niet goed werken. In sommige van deze gevallen konden we aannames bevestigen op basis van dashboards en ze onderbouwen of weerleggen met cijfers. En dan komen ineens andere gebieden die potentieel interessant zijn voor optimalisatie in beeld.
Alles begint met een bedrijfsanalyse, belangrijk om het proces goed te begrijpen. Dit omvat ook de beschikbaarheid van bijbehorende gegevens. Voor we kunnen starten moeten we veel vragen stellen én beantwoord krijgen, zoals:
De beschrijving en visualisatie van het proces met bijbehorende en gedefinieerde tijdmarkeringen helpt bij het definiëren van de doelstellingen van het dashboard en de KPI’s. Dit alleen al kan toegevoegde waarde bieden voor onze klanten. Bewustwording van het proces kan al aanwijzingen geven over hoe en waar het beter kan.
Een voorbeeld van het creëren van zo’n logische regel: voor tijdmarkeringen 2 tot 4 wordt een bepaalde systematiek gebruikt om te definiëren welke van deze markeringen wordt gebruikt in de tijdsberekening. Om een verbinding (stofje) te kunnen bestellen, moet deze geregistreerd en fysiek aanwezig zijn in het magazijn. Hieruit wordt dan een standaardoplossing van het stofje geproduceerd, die vervolgens kan worden besteld. Soms wordt de bestelling al aangemaakt voordat de oplossing van de stof beschikbaar is. In dit geval is het logisch om de tijdsberekening pas te starten wanneer de verwerking van de bestelling kan beginnen.
Het is ook vaak niet logisch om de tijd die nodig is tussen alle tijdmarkeringen weer te geven, dus van tijdmarkering 1 tot 2, van tijdmarkering 2 tot 3, enzovoort. Het kan bijvoorbeeld interessanter zijn om de tijd tussen de registratie van de verbinding (tijdmarkering 1) en de start van de eerste bestelling (tijdmarkering 6) te definiëren als een KPI.
Toch moeten de andere tijdsbestedingen ook beschikbaar zijn om indien nodig verder in de details te kunnen duiken.
Figuur 1: Proces van ontvangst bestelling tot levering verbinding (klik op het pijltje rechts in de hoofdafbeelding)
Zodra de gewenste gegevens zijn gedefinieerd, worden ze verzameld op de juiste manier, in het vereiste format. Dit kan al een groot deel van het project omvatten als bijvoorbeeld de gegevens uit verschillende bronnen moeten worden samengesteld. Afhankelijk van de complexiteit moeten de gegevens mogelijk in meerdere fasen worden samengevoegd. Dit is zeer individueel voor elk project en is ook direct gerelateerd aan de gebruikte technologie of de gebruikte systemen en applicaties.
Ten slotte zorgen we ervoor dat de verstrekte gegevens worden gevisualiseerd. Hiervoor is bijvoorbeeld Microsoft Power BI of Tableau zeer geschikt. Het is belangrijk om een geschikte grafiektype te gebruiken en ze niet te complex te maken. Alleen op deze manier kan worden gegarandeerd dat de diagrammen leesbaar en zinvol blijven.
Een praktisch voorbeeld waarbij visualisatie met behulp van een dashboard kan helpen.
Een typische workflow in de stoffenlogistiek begint met registratie en eindigt met de voltooiing van een of meer analyses. Er zijn veel tussenliggende stappen, zoals te zien is in het voorbeeld van de gevisualiseerde workflow in Figuur 1. Een centraal onderdeel is de beschikbaarstelling van de verbinding (tijdmarkering 6) na ontvangst van een bestelling (tijdmarkering 5).
De tijd die wordt besteed tussen deze twee tijdmarkeringen is onderverdeeld in categorieën:
Het aantal bestellingen wordt weergegeven per categorie en per maand.
Aan de linkerkant zijn nog steeds grote gele en rode balken te zien, die een hoge tijdsbesteding aangeven. Het proces is in de loop van de maanden wel geoptimaliseerd, waardoor de groene balken nu rechts domineren.
Dit is één mogelijke weergave van de verzamelde gegevens. Er zijn ook andere manieren om de gegevens te analyseren. Zo kun je de tijdlijn bijvoorbeeld aanpassen naar dagen of jaren, de bestellingen weergeven die achter een enkele rode balk schuilgaan of een tabel met geselecteerde kolommen naast het diagram tonen. Er zijn uiteraard vele mogelijke variaties.
Figuur 2: Benodigde tijd van ontvangst van de bestelling tot beschikbaarstelling van de verbinding (klik op het pijltje rechts in de hoofdafbeelding).
Zowel onze klant als wijzelf hebben veel nieuwe inzichten verkregen uit het gepresenteerde project:
Tot slot willen wij onze klanten bedanken voor de prettige samenwerking. De projecten waren erg leuk om aan te werken en boden ons de mogelijkheid om onze ervaring in te brengen. Tegelijkertijd hebben wij ook nieuwe ervaringen en inzichten opgedaan. Want laten we niet vergeten: elk project is individueel en uniek.
Geschreven door Sabrina Leuenberger en Christian Zart
Vertaald naar het Nederlands door Monique van Helden
