LIMS-implementaties waarvan de kosten gierend uit de klauwen lopen, projecten die met grote vertraging worden opgeleverd, waarna het nog maanden – zelfs jaren – duurt om het aan de praat te krijgen. Dat kan anders: 7+1 tips om je LIMS-traject te beheersen en binnen budget en volgens plan operationeel te krijgen.
Natuurlijk kampen veel IT-projecten met vergelijkbare uitdagingen. Maar bij LIMS-implementaties lijkt het probleem hardnekkiger. Waarom zijn LIMS-implementaties zo’n uitdaging? En wat kan een organisatie doen om de kans op succes te vergroten? Op basis van ervaringen uit vele LIMS-implementaties zet onafhankelijk adviseur Rob Leenders (Smitcon) een aantal aandachtspunten en praktische tips op een rij. Lees verder en ontdek hoe je een LIMS-project en -traject beheersbaar kunt houden.
Samen bouw je het ideale LIMS
Actieve betrokkenheid van analisten en onderzoekers bij de inrichtingskeuzes versterkt het draagvlak en vergroot de kans op een succesvolle adoptie van het LIMS. Immers, het systeem moet hun operationele proces faciliteren, dus feedback ophalen van primaire gebruikers tijdens de oriëntatiefase en implementatiefase is key. Dat zorgt ervoor dat het systeem voor hen gaat werken. Optimaal en binnen de mogelijkheden van het LIMS. De analisten zijn keihard nodig om de praktijk te vertalen naar een voor hen werkbaar LIMS-systeem. Want een LIMS is meer dan een administratief systeem. Het neemt de analist aan de hand bij uit te voeren handelingen. Maak niet de fout de impact van een LIMS op de mensen die ermee werken te onderschatten. De analist die voorheen op papier of in Excel de processtappen bijhield en waar nodig een SOP raadpleegde, moet dit nu uit het LIMS halen. Negeer je de analist in dit traject, dan weet je vrijwel zeker dat je LIMS niet gebruiksvriendelijk wordt en niet gaat leveren wat je ervan verwachtte. Laat analisten en andere toekomstige gebruikers dus meedraaien in het projectteam. Samen bouw je het ideale LIMS.
“Als het LIMS-project geen topprioriteit is, kun je er beter niet aan beginnen”Rob Leenders, onafhankelijk LIMS-adviseur bij Smitcon
Analyseer je processen ook in de diepte
Analyseer je processen voorafgaand aan de configuratie niet alleen in de breedte, maar vooral ook in de diepte. Wil je het LIMS zo configureren dat je de analist stap voor stap ondersteunt, dan is een grondige analyse van het laboratoriumproces noodzakelijk. Alleen met gedetailleerde kennis van de processtappen en hun onderlinge samenhang kun je weloverwogen keuzes maken over de inrichting van het systeem.
Cruciaal in deze fase is het identificeren van overeenkomsten en patronen en het ontwikkelen van breed toepasbare concepten. Wie echter denkt dat standaardisatie de complexiteit oplost, onderschat de structurele gelaagdheid van het laboratoriumproces.
De opgave blijft groot: procesanalyse, LIMS-inrichting en – niet te vergeten – testen zijn arbeidsintensief. Juist deze onderdelen worden in projectplannen gemakkelijk onderschat. Vooraf is meestal duidelijk welke analyses in het lab worden uitgevoerd en in het LIMS moeten worden geconfigureerd. Op basis daarvan worden uren geraamd voor analyse, configuratie en testen. In werkelijkheid is daarmee slechts de scope in de breedte bepaald. De werkelijke complexiteit zit in de diepte: in individuele processtappen, hun onderlinge afhankelijkheden, beslisbomen, triggerregels en berekeningen. Wat eenvoudig lijkt, wordt complex zodra je inzoomt.
Durf te kiezen en standaardiseer
LIMS-systemen zijn gebouwd voor routine: standaardstappen, berekeningen, en herhaalbaarheid. De praktijk in het lab is weerbarstiger. Bij dit monstertype een extra voorbewerking. Een afwijkende afkapwaarde. Langer schudden. Korter broeden.
Wie elke uitzondering wil modelleren, belandt al snel in een woud van uitzonderingen, loopt vast in de configuratie- en testinspanning. Durf te kiezen. Standaardiseer op de grootste gemene deler. Accepteer dat niet alle uitzonderingen geautomatiseerd in het LIMS verwerkt kunnen worden.
Werk agile
De Agile-aanpak, wendbaar zijn door een iteratieve aanpak, is de afgelopen jaren in IT-projecten gemeengoed geworden. Het idee van het ‘Minimal Viable Product’ (MVP) is voor LIMS-implementaties een onbetwistbare succesfactor en helpt complexiteit te doseren. Accepteer dat niet alles in één keer kan. Maak keuzes en zoek naar kleine, zelfstandig implementeerbare delen van de monsterstroom. Houd je aan deze begrenzing en werk een plan uit om in kleine stappen, op een beheersbare manier, het systeem te laten groeien.
“Accepteer dat niet alles in één keer kan”Rob Leenders, onafhankelijk LIMS-adviseur bij Smitcon
Manage samenwerking met de leverancier
In de LIMS-markt domineren configureerbare pakketten, COTS [Commercial Off The Shelf, red.], de markt. Hoewel ze breed inzetbaar zijn, blijft het inrichten van het LIMS mensenwerk, en vraagt het configuratieproces om een zeldzame combinatie van laboratorium(proces)kennis en IT-affiniteit om de juiste inrichtingskeuzes te maken. Cruciaal vanaf dag 1 is daarom samenwerking tussen de leverancier en het betrokken labteam: de kennis van het proces ligt bij de klant en die van het product bij de leverancier. Investeer daar fors in, zodat je samen op één lijn zit, en houd zelf de regie.
Configuratie, the devil in disguise
Het configureren zelf is een uitdaging op zich. Er zijn zoveel vrijheidsgraden in de configuratie van een COTS-pakket dat deze nooit op voorhand allemaal zijn getest. Dit testen is een niet te onderschatten klus, waarvoor mensen moeten worden vrijgemaakt. Want het testen van het op jouw labproces ingerichte systeem kost tijd en vereist sturing. Er moeten testcases komen die secuur gevalideerd moeten worden. Dat testen moet bij voorkeur gebeuren door mensen uit de praktijk die het proces doorgronden en het gedrag en de uitkomsten van het systeem goed kunnen beoordelen.
Organiseer traceerbaarheid
Als een (deel)configuratie op basis van testcases is getest en klaar lijkt voor gebruik, is het werk nog niet gedaan. De configuratie moet namelijk worden overgezet naar de productieomgeving en daar opnieuw worden gevalideerd.
ISO/IEC 17025 (paragraaf 7.11.2) stelt hierover: ‘Telkens als er veranderingen zijn, met inbegrip van het configureren van laboratoriumsoftware of aanpassingen aan commerciële standaardsoftware, moeten deze voorafgaand aan de implementatie ervan worden goedgekeurd, gedocumenteerd en gevalideerd.’
In de praktijk wordt vaak onderschat hoeveel werk dit met zich meebrengt. Een onderbelicht aspect – zowel bij leveranciers als bij projectteams – is namelijk de gecontroleerde uitrol van de configuratie tussen omgevingen.
Daar komen feitelijk drie uitdagingen samen. Volg daarom deze stappen: definieer duidelijk wat de scope van de deelconfiguratie is, toon aan dat deze betrouwbare resultaten oplevert en zorg dat de configuratie op een robuuste, herstelbare en herleidbare manier naar de productieomgeving wordt overgezet.
“Durf te kiezen. Standaardiseer op de grootste gemene deler”Rob Leenders, onafhankelijk LIMS-adviseur bij Smitcon
Een LIMS-project moet topprioriteit zijn
Tot slot. Een LIMS-project doe je er niet even bij. Als het geen topprioriteit heeft, kun je er beter niet aan beginnen. Zo’n traject vraagt aandacht, tijd, inzet van mensen en middelen, maar vooral (tijdige) besluiten en keuzes. Het managen van het proces is key. Alleen met duidelijke en goedwerkende beslislijnen is het projectteam in staat opties aan te dragen, keuzes te (laten) maken en uit te voeren.
De vraag is niet óf een LIMS complex is – dat is het per definitie. In tegenstelling tot generieke IT-systemen raakt een LIMS de inhoud van het primaire proces tot in de analysegang zelf. Het modelleert niet alleen transacties, maar ook monsterneming, voorbewerkingen, meetreeksen, beslisbomen en vakinhoudelijke rekenregels. Dat vraagt om meer dan projectmanagement alleen. Het vraagt diepgaande proceskennis, scherpe standaardisatiekeuzes en expliciete strategische verankering. Alleen dan verandert een risicovol traject in een duurzame versterking van het laboratorium.
Neem de tijd voor kennisoverdracht. Van lab naar leverancier en van leverancier naar lab.
LIMS implementatie? Volg deze 7 + 1 tips voor een succesvolle projectaanpak
Om snel een selectie te kunnen maken uit potentiële aanbieders bij aanschaf van een nieuw LIMS:
Bekijk en download hier het complete LIMS-leveranciersoverzicht
