De tracermethodiek is een auditmethodiek waarmee u als het ware het spoor (tracé) van bijvoorbeeld een patiënt, patiëntenmateriaal of een bloedproduct door het laboratorium volgt. In dat geval spreken we van een patiënttracer. Behalve patiënten, patiëntenmaterialen en bloedproducten kunt u ook apparatuur, verbruiksmaterialen of de uitvoering van andere processen met behulp van een tracer volgen en beoordelen. Dit noemen we een systeemtracer. Voor het uitvoeren van een tracer selecteert u wat u wilt volgen waarbij de kwaliteit, continuïteit en veiligheid wordt getoetst.
Een aantal tips die helpen bij het uitvoeren van een tracer:
Voorbereiding:
– Focus op een proces of onderzoekstechniek.
– Neem relevant beleid in grote lijnen door (procesbeschrijving, afspraken over risicovolle handelingen / procedures, risicoanalyse…). Over de details kan de auditee u later van alles vertellen.
– Maak een mindmap van punten die u aan bod wilt laten komen + personen die u wilt spreken.
Vragen die altijd van pas komen:
– Waar bent u op dit moment vooral mee bezig / verantwoordelijk voor?
– Wat zijn de belangrijkste risico’s?
– Wat doet u om die risico’s te beheersen / hoe pakt u dat aan?
– Wat doet u wanneer zo’n risico toch is opgetreden?
De tracer zelf:
– De tracer wordt actief, vooral staand uitgevoerd (rondlopen en kijken) op de plaatsen waar de werkzaamheden worden uitgevoerd.
– Houd een strakke regie tijdens de tracer.
– Kies de manier van benaderen: start u aan het begin of aan het einde van het proces? Of volg het spoor zowel voorwaarts als achterwaarts.
– Voor het beoordelen van een onderzoekstechniek selecteert u een patiënt (of enkele patiënten) of patiëntenmaterialen. Denk bij de selectie aan:
-Voor welke patiënten is dit onderzoek aangevraagd?
-Liefst patiënten van wie het onderzoek op dit moment wordt uitgevoerd én
enkele patiënten voor wie het onderzoek al is uitgevoerd.
-Extra interessant zijn de onderzoekstechnieken waar meerdere werkplekken of afdelingen bij betrokken zijn. Dit maakt het mogelijk om de continuïteit en de
doorlooptijd in het proces te beoordelen.
-Complexe onderzoekstechnieken en technieken waar relatief veel handmatige
handelingen uitgevoerd moeten worden zijn risicovoller.
-Kies bijvoorbeeld onderzoeken waar voorbereiding van de patiënt nodig is.
– Betrek de patiënt en de aanvrager van het onderzoek in de tracer. Bewaak hierbij de privacy en vraag toestemming aan de patiënt om zijn dossier in te zien.
-Welke informatie hebben de patiënt en aanvrager vooraf gekregen? Was deze informatie duidelijk?
-Op een aantal punten in het laboratoriumproces worden door ISO1589:2012 eisen gesteld aan het actief informeren en betrekken van de aanvrager. Bevraag de aanvragen op deze punten.
– Vraag bij het uitvoeren van de tracer naar aanvraag, afname, voorbewerking, analyse, beoordelen resultaat en rapportage en advies.
– Eventueel op onderdelen het verloop van het proces voor meerdere patiënten checken.
– Observeer / ervaar de uitvoering van het onderzoek door waar te nemen; daar waar het gebeurt.
– Observeer gelieerde ondersteunende processen (bijvoorbeeld: hygiëne, gebruik en opslag reagentia en materialen, communicatie van afwijkende onderzoeksresultaten, beheer van apparatuur…..)
– Focus op uniform beleid (afspraken, …), evidence based, beheersing risico’s, …
– Let op de continuïteit, kwaliteit en veiligheid in het proces:
-De ‘interfaces’ (verbanden) tussen de verschillende stappen in het proces,
verschillende afdelingen en overdracht/afstemming tussen de verschillende
betrokken zorgverleners.
-Let op of u een consistent beeld ziet (voer daarom regelmatig een dubbelcheck uit)
-Voer een dubbelcheck uit op kritische punten of bij geconstateerde afwijkingen (om systematiek te toetsen).
– Laat u deels leiden door wat u ziet; schakelen is hier van belang (bijv. ik zie iemand onderhoud aan een apparaat uitvoeren; “Hoe is die persoon hiervoor opgeleid?”. Ik zie reagentia; “Wie heeft deze reagentia bereid?”, “Is deze daarvoor persoon opgeleid?” en “Hoe is het reagens vrijgegeven?”).
– Als de patiëntentracer daar aanleiding toe geeft, kunnen bepaalde systemen verder worden onderzocht (apparatuurbeheer, opleiding, gebouwbeheersing, veiligheidsvoorzieningen, supervisie, …). Let wel dat dit extra tijd vergt.
– Verloopt het gesprek niet naar wens? Bespreek dit eventueel (`time out`) of stel even geen vragen en laat iemand uitleg geven / tonen.
Rapportage:
– Kort en bondig.
– Leesbaar voor de doelgroep.
– Onderbouw de bevindingen met objectief bewijs.
– Benoem de geconstateerde feiten en zet dit af tegen de werkafspraken
– Benoem de discrepanties:
– Tussen de verschillende werkwijzen
– Ten opzichte van de norm die werd getoetst
– Ten opzichte van de gemaakte werkafspraken (of protocol)
Voorbeeld bevindingen:
Uit een steeproef van 5 aanvraagformulieren blijkt dat in 2 van de 5 van aanvragen de klinisch relevante informatie niet is ingevuld.
Toegelicht en getoond is dat de gebruikte reagentia conform de norm en eigen afspraken zijn vrijgegeven.
Uit inzage van het laboratoriuminformatiesysteem blijkt dat in 3 van de 6 mondeling doorgegeven resultaten geen registratie heeft plaatsgevonden van wie de resultaten aan wie heeft doorgegeven.
