Risico’s op fraude komen in organisaties steeds vaker van binnenuit.
Zo is er dit jaar is een groot schandaal in Duitsland aan het licht gekomen: een laboratorium in Hamburg voor toelatingsstudies van glyfosaat zou jarenlang resultaten van proefdieronderzoek hebben vervalst. Ontoelaatbaar en schadelijk voor het vertrouwen, want het verstrekken van correcte en betrouwbare resultaten vormt de basis voor de reputatie van elk lab.
De integriteit van het laboratorium begint bij de medewerker. Accreditatie van een laboratorium borgt dit. Daarom zijn vertrouwelijkheid en onpartijdigheid zowel in de ISO 17025 als in de ISO 15189 verankerd. Laboratoria dienen hier beleid op te voeren, voortdurend risico’s voor de onpartijdigheid te identificeren en ervoor zorgen dat het personeel, ook dat van buiten, informatie vertrouwelijk houdt.
Is het beleid met de onderliggende procedures afdoende om medewerkers volledig van het belang van deze thematiek te doordringen? We merken in de praktijk van niet. Vaak zien we dat medewerkers het beleid niet of maar gedeeltelijk kennen, of dat het beleid onvolledig is. Moet je bijvoorbeeld (vrijwillige) nevenfuncties melden, mag je geschenken aannemen?
En zo ja, tot welk bedrag? Moet je het melden als een familielid of vriend werkt bij een klant? Qua geheimhouding zien we regelmatig dat dit voor de medewerkers goed geregeld is, maar niet voor externen als ict-mensen, monteurs, schoonmakers of adviseurs. Bij hen gebeurt dit vaak pas achteraf of wordt vergeten. Ons advies aan laboratoria is om beleidsregels op te stellen die zaken als ethiek, integriteit en gedragscode inkaderen.
Steun van het management is nodig om dit beleid in de praktijk te brengen en op de naleving ervan toe te zien. Door het beleid onderdeel te maken van het inwerkprogramma gaat het leven onder de medewerkers. Bij de overige medewerkers volstaat het de kennis over het beleid jaarlijks op te frissen; houd dat wel praktisch. Tijdens een audit kan vervolgens getoetst worden of het gevoerde beleid volstaat, voldoende bekend is onder uw mensen en of er ook naar gehandeld wordt.
