Zusammenfassung
Wie läuft der Alltag im Compound Management? Stimmt das Gefühl mit der Realität überein? Die Erfassung von Daten und deren Visualisierung in Dashboards kann neue Ansichten des Alltags bringen. Wie sieht es bezüglich Prozessen, Kommunikation und Monitoring aus? Mit Hilfe von Dashboards können wichtige Erkenntnisse im Compound Management gewonnen werden. Doch wie kommt man zu aussagekräftigen Dashboards? In diesem Artikel möchten wir die Herangehensweise vorstellen.
Das Compound Management (CM) verwaltet große Bibliotheken von chemischen Verbindungen (Compounds), in der Regel in Forschungseinrichtungen. Aufgabe des CM sind vor allem die Lagerung von Compounds und deren Bereitstellung in verschiedenen Formen oder Konzentrationen zur Unterstützung der Teams aus der Forschung. Insbesondere für Experimente und Screenings in der Arzneimittelforschung, der chemischen Biologie oder anderen wissenschaftlichen Bereichen sind ein einfacher und effizienter Zugriff auf eine große Vielfalt an verschiedenen Compounds essenziell. Um dies zu gewährleisten, benötigt es Prozesse, in welche oft verschiedene Abteilungen einbezogen werden.
Aus den Prozessen des Compound Managements resultieren viele Daten. Durch die Visualisierung dieser Daten in einem Dashboard kann die Effizienz der Prozesse und Workflows besser beurteilt werden, insbesondere können Bottlenecks erkannt werden.
Neben der Compound Management internen und abteilungsübergreifenden Prozessoptimierung leisten die Dashboards aber noch einen weiteren wertvollen Beitrag. Ein Dashboard liefert Auswertungen, Resultate und Statistiken für die Kommunikation mit den Beschäftigten in der Forschung oder im Management.
wega konnte schon bei verschiedenen Projekten zur Erstellung aussagekräftiger Dashboards Unterstützung anbieten. Die Erfahrungen aus diesen Projekten möchten wir hier gerne mit Ihnen teilen.
Dashboards sind nicht einfach nur eine visualisierte Statistik. Richtig aufgebaut, können sie viel mehr. Die Charts und Tabellen können dynamisch gestaltet werden, und mit verschiedenen Filteroptionen kann man tief in die Details einsteigen. So lassen sich verschiedene Daten-Ansichtsebenen gestalten.
Zudem können, basierend auf den gleichen Ausgangsdaten, KPIs für verschiedene Interessengruppen definiert und zugänglich gemacht werden.
Oftmals “weiss“ man, wo es im Prozess hakt oder es kommen Beschwerden, dass dieses oder jenes im Prozess nicht richtig funktioniert. Wir konnten in einigen Fällen aufgrund von Dashboards diese Annahmen bestätigen und mit Zahlen untermauern oder auch entkräften. Dafür können plötzlich andere Bereiche in den Fokus rücken, die ein Optimierungspotential haben.
Am Anfang steht eine Business-Analyse, um den Prozess zu verstehen. Dazu gehört auch die Verfügbarkeit an zugehörigen Daten. Viele Fragen müssen beantwortet werden, wie:
Die Beschreibung und Visualisierung des Prozessablaufs mit dazugehörigen und definierten Zeitstempeln hilft, die Ziele des Dashboards und die KPIs festzulegen. Schon dies kann unseren Kunden einen Mehrwert bringen. Sich dem Prozess bewusst zu werden, kann erste Hinweise darauf liefern, wie und wo er verbessert werden könnte.
Ein Beispiel für die Erstellung einer Logik: Bei den Zeitstempeln 2 bis 4 wird anhand einer Logik definiert, welcher Zeitstempel in der Zeitberechnung verwendet wird. Damit ein Compound bestellt werden kann, muss diese registriert und physisch im Lager vorhanden sein. Danach wird daraus eine Standardlösung hergestellt, die dann bestellt werden kann. Es kommt vor, dass die Bestellung schon erstellt wird, bevor die Lösung verfügbar ist. Dann macht es Sinn die Zeitrechnung erst dann zu starten, wenn mit der Bearbeitung der Bestellung begonnen werden kann.
Oft macht es auch keinen Sinn den Zeitaufwand zwischen allen Zeitstempeln darzustellen. Das heisst von Zeitstempel 1 zu Zeitstempel 2, von Zeitstempel 2 zu Zeitstempel 3 etc… Es kann zum Beispiel interessanter sein, die Zeit zwischen der Compound-Registrierung (Zeitstempel 1) und dem Start der ersten Bestellung (Zeitstempel 6) als KPI zu definieren.
Trotzdem sollten die anderen Zeitaufwände auch verfügbar sein, um bei Bedarf weiter in die Details eintauchen zu können.
Abbildung 1: Prozess Bestellungseingang bis Bereitstellung Compound
Nach dem Definieren der gewünschten Daten werden diese im benötigten Format zusammengestellt. Dies kann einen grossen Teil des Projektes ausmachen, wenn zum Beispiel die Daten aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden müssen. Je nach Komplexität müssen die Daten in mehreren Stufen zusammengeführt werden. Das ist für jedes Projekt jeweils sehr individuell und hängt auch direkt mit der angewendeten Technologie beziehungsweise mit den verwendeten Systemen und Applikationen zusammen.
Schliesslich werden die bereitgestellten Daten visualisiert. Hierfür kann zum Beispiel Microsoft Power BI oder Tableau zum Einsatz kommen. Dabei ist es wichtig, geeignete Diagrammtypen zu verwenden und diese nicht zu komplex zu gestalten. Nur so bleiben die Diagramme lesbar und aussagekräftig.
Ein Beispiel aus der Praxis bei dem die Visualisierung mit dem Dashboard helfen konnte.
Ein typischer Workflow eines Compounds startet bei der Registrierung und endet bei Abschluss einer oder mehrerer Analysen. Dazwischen gibt es viele Zwischenstationen, wie man am Beispiel des visualisierten Workflows in Abbildung 1 sehen kann. Ein zentraler Teil ist die Bereitstellung des Compounds (Zeitstempel 6) nach Eingang einer Bestellung (Zeitstempel 5).
Der Zeitaufwand zwischen diesen beiden Zeitstempeln wurde in Kategorien eingeteilt:
< = 12h ( light green )
> 12h – < = 24h ( dark green )
24h – < = 48h ( yellow )
> 48h ( rot )
Dargestellt sind die Anzahl Bestellungen je Kategorie und Monat.
Links sieht man noch große gelbe und rote Balken, die für einen hohen Zeitaufwand stehen. Im Laufe der Monate wurde der Prozess optimiert, wodurch jetzt rechts die grünen Balken dominieren.
Abbildung 2: Zeitaufwand Bestellungseingang bis Bereitstellung Compound
Dies ist eine mögliche Darstellung der zusammengetragenen Daten. Es bestehen weitere Möglichkeiten der Auswertungen. Zum Beispiel die Zeitschiene auf Tage oder Jahre umzustellen. Oder sich die Bestellungen hinter einem einzelnen roten Balken anzeigen zu lassen. Man kann auch neben dem Diagramm zusätzlich eine Tabelle mit ausgewählten Spalten darstellen. Viele Variationen sind verfügbar.
Erkenntnisse aus der Prozessanalyse und den Graphiken des Dashboards
Aus dem vorgestellten Projekt konnte sowohl unserer Kunde wie auch wir verschiedenste Erkenntnisse mitnehmen:
Zum Schluss möchten wir unseren Kunden herzlich für die Zusammenarbeit danken. Die Projekte machten sehr viel Spass und sie ermöglichten es, unsere Erfahrung einzubringen. Gleichzeitig konnten aber auch wir neue Erfahrungen sammeln und Erkenntnisse gewinnen. Denn es sollte nicht vergessen werden: Jedes Projekt ist individuell und einzigartig.
Geschrieben von Sabrina Leuenberger und Christian Zart
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