Bij de aanschaf van een apparaat wordt vooral aandacht besteed aan de technische specificaties en de mogelijkheden die het apparaat biedt.
Het is echter zeker zo belangrijk om ook direct na te denken over de mogelijkheden voor de opslag van data voor de lange termijn en de specificaties met betrekking tot data-integriteit.
Een onderdeel daarvan is de bruikbaarheid van de data op de lange termijn. Dit kan later veel tijd en geld besparen.
De data van de stand-alone apparaten op het lab worden meestal op lokale disks of netwerk storage bewaard. De format van de data wordt bepaald door de software die bij het apparaat wordt geleverd. Meestal worden de data in de software specifieke format opgeslagen.
Zo lang het apparaat bestaat kunnen de gegevens worden gelezen en verwerkt. Dit lukt echter niet meer bij vervanging, na software-updates en zeker wanneer een nieuw merk wordt aangeschaft.
Vanuit de regelgeving is men verplicht om de data leesbaar te houden. Tijdens de buitenbedrijfstelling wordt dan vaak gekozen om alle bestaande gegevens om te zetten naar een leesbaar format. Het opzetten van zo’n proces is vaak een flinke uitdaging. Daarnaast is de uitvoering van deze omzetting een tijdrovend en kostbaar proces.
De oplossing is eigenlijk ‘simpel’. Neem de lange termijn dataopslag van het apparaat mee bij het opstellen van de systeem eisen. Steeds meer fabrikanten leveren ondersteuning voor standaard formats. De fabrikanten die geen standaard format kunnen leveren vallen af bij de eerste selectieronde.
Als volgende stap wordt de lange termijn opslag meegenomen in het analyseproces. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat bij de review/approval van de resultaten een proces wordt opgestart om de data naar de standaard format te converteren en in een veilige omgeving op te slaan.
Een goede versie controle is heel belangrijk in dit proces. Bij eventuele herberekening moet ook een nieuwe versie in de standaard format worden gemaakt.
Voor de formats zijn enkele standaarden beschikbaar. AniML, JCAMP-DX en JSON zijn al langer in gebruik. Een meer recente en veelbelovende standaard is de Allotrope Data Format.
Echter kan CSV of zelfs PDF ook al bruikbaar zijn.
De MHRA regelgeving mbt Data Integriteit beschrijft het gebruik van ‘True Copy’. Deze richtlijn is belangrijk bij het opzetten van het proces voor de omzetting naar de standaard format.
Een SDMS helpt bij het versiebeheer en de registratie van wijzigingen op de data.
