Van twee naar één locatie, van twee naar één proces, van twee naar één systeem. Steeds meer laboratoria in Nederland fuseren. Voor het succesvol samen laten gaan van twee laboratoria in één goed functionerend laboratorium, is het belangrijk de fusie uiteraard goed aan te pakken. De volgende acht stappen zijn een goede basis voor het integreren naar één Laboratorium Informatie Systeem (LIS) en bijbehorende werkwijze.
Stap 1: Processen in kaart
De eerste stap naar een succesvolle fusie is van beide partijen de processen in kaart brengen. In eerste instantie brengen de partijen apart van elkaar hun werkprocessen in beeld. Daarna is het van belang deze processen ook met elkaar te vergelijken. Een effectieve manier hiervoor is het ‘uitwisselen’ van medewerkers. Zo komt er inzicht in elkaars sterke punten en wordt ook het verschil helder.
Stap 2: Om tafel voor compromissen
Vervolgens gaan beide partijen met elkaar om tafel. Zij gaan de discussie met elkaar aan, met als uitgangspunt compromissen te sluiten over de toekomstige, gezamenlijke werkwijzen. Wat in de discussie zeker aan bod dient te komen zijn de rapportage- en verzendstromen onderling. Een complex onderwerp. De verzendstromen vinden plaats binnen één systeem, echter moet de rapportagestroom twee ZIS-en (Ziekenhuis Informatie Systeem) en HIS-en (Huisartsen Informatie Systeem) van informatie voorzien. Ook de bloedtransfusiemodule is van belang op de agenda te zetten. Hierbij is het met name van belang dat beide laboratoria op dezelfde manier werken. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk dat het ene lab werkt met kruisproeven en het andere met type en screen.
Stap 3: Eisenpakket voor het LIS
Stap drie in het proces is het opstellen van een eisenpakket met betrekking tot het laboratorium informatie systeem (LIS). Voorbeelden van overwegingen zijn de volwassenheid van het systeem (is het klaar voor gebruik?), de flexibiliteit (in hoeverre kun je het systeem aanpassen naar eigen wensen?) en hoeveel andere laboratoria het systeem al in gebruik hebben. Op basis van het eisenpakket kan een keuze voor het LIS worden gemaakt. Dit kan een van de huidige gebruikte LIS-en zijn of een uitbreiding hiervan. Eventueel kan er een aanbestedingsprocedure worden gestart voor een nieuw LIS.
Stap 4: Juridische zaken
Waar ook duidelijkheid over moet komen, zijn de juridische zaken rondom de fusie. Betreft het een bestuurlijke fusie, een juridische fusie, gaat alleen het lab fuseren of ook de bijbehorende ziekenhuizen? Gaat het laboratorium naar 1 locatie of blijven het twee locaties? Het is belangrijk de juridische impact helder te krijgen, om zo een passend plan te maken voor de privacy gevoelige gegevens en datalekken te voorkomen.
Stap 5: Plan van aanpak
Wanneer alle achtergrondinformatie helder is, is het tijd om een plan van aanpak op te stellen voor de daadwerkelijke implementatie van het LIS. In dit plan staat er een reële planning voor de projectgroep en de stuurgroep. Ook staat er in wie de stakeholders, key-users en uiteindelijke beslissers zijn. Als laatst is ook een communicatieplan onderdeel van het plan van aanpak.
Stap 6: Inrichting en testen van het LIS
De volgende stap is het inrichten van het gezamenlijke LIS. Hiertoe moeten alle beheerders de kennis hebben om met het systeem te kunnen werken. Indien nodig is het goed om hier trainingen voor te organiseren. De inrichting wordt gedaan volgens de vastgestelde werkprocessen in stap 2. Dit gaat in samenspraak met de key-users die aan het project meewerken. Naast het inrichten van het LIS moeten ook de benodigde koppelingen worden gerealiseerd. Hierbij is de documentatie van de verschillende koppelingen een belangrijk aandachtspunt.
Tijdens de inrichtingsfase start ook het testen. Er zijn verschillende vormen van testen, zoals recordtesten (alle bepalingen los doorlopen), ketentesten (het hele proces doorlopen), en proefproductie (een dag nabootsen).
Stap 7: Beheersstructuur
Als alle inrichtingswerkzaamheden zijn gedaan en de testen goed zijn doorlopen, is het nodig een goede beheersstructuur op te zetten. Bij een fusie worden twee beheer-teams samengevoegd naar één. Los van duidelijke afspraken over de taakverdeling, is teamspirit en een goede samenwerking erg belangrijk. Op deze manier nemen teamleden makkelijker zaken van elkaar over en is het team efficiënter in drukke tijden. Ook kan er gekozen worden om het beheer deels, of in zijn geheel uit te besteden.
Stap 8: Livegang.
Wanneer alle bovenstaande stappen met succes zijn verlopen, is het tijd voor de livegang. Voor de livegang is een goed draaiboek nodig, waarin stap voor stap staat uitgeschreven hoe de livegang moet verlopen. Leveranciers, applicatiebeheerders en key-users zijn op de dag aanwezig. De livegang is ook het moment voor de overdracht van project naar beheer. Dit is het moment om de afronding van de fusie te vieren en er een feestelijk moment van te maken.
Gedurende het gehele project is het belangrijk dat beide partijen voldoende vertegenwoordigd zijn bij het nemen van beslissingen. Een onafhankelijke partij bij een fusie aan tafel hebben kan het proces op een eerlijke manier begeleiden.
Meer zien