Olam International is wereldwijd een van de grootste leveranciers van cacaobonen en -producten, koffie, katoen en rijst, met hun Europees distributiepunt voor noten, specerijen en cacao gevestigd in Nederland. Zij werken aan op maat gemaakte oplossingen voor bijvoorbeeld zoetwaren en bakkerijen.
Als levensmiddelenbedrijf beschikt Olam over een uitgebreide lijst certificeringen. De organisatie is FSSC 22000, UTZ (certificering voor tropische landbouwproducten) en Organic gecertificeerd en voldoet tevens aan certificeringen voor halal en koosjer voedselproducten. Het laboratorium is ISO 17025 geaccrediteerd. Om al deze certificeringen gestructureerd bij te houden, maakt Olam gebruik van de ManualMaster software.
Eenvoudig in benadering en gebruik
ManualMaster wordt door de afdeling QA ingezet als documentbeheersysteem waarin het digitale handboek met procedures, formulieren en webformulieren met workflows zijn ondergebracht. QA-coördinator Martijn de Boer en zijn collega’s benutten het systeem tevens als archief voor de validatie van documenten en het vastleggen van trainingsmateriaal.
‘De organisatie maakt volop gebruik van het kwaliteitsmanagementsysteem,’ zegt Martijn. ‘ManualMaster zorgt ervoor dat documenten makkelijk en overzichtelijk beheerd kunnen worden, waarbij de autorisatie wordt geborgd. Het is voor alle medewerkers eenvoudig te benaderen en te gebruiken.’
Interne en global gebruikers
‘Het kwaliteitsmanagementsysteem is via ManualMaster zowel beschikbaar voor interne gebruikers op onze twee Nederlandse locaties, als voor de global gebruikers voor wie we een apart dashboard (webportaal) beschikbaar hebben gesteld. Het systeem reikt dus tot in Oekraïne, Brazilië en verder. Ook onze contractors, waarbij je moet denken aan externe technische diensten, krijgen toegang tot het systeem. Daarin kunnen ze de benodigde vergunningen, afspraken en formulieren vinden. We zijn hiermee af van heel veel papieren rompslomp.’
‘De HR-afdeling is daarnaast gestart met een onderzoek naar wat ManualMaster voor haar kan betekenen. De afdeling wil toegankelijker worden voor medewerkers en zich beter kunnen profileren. Ze wil visueel inzichtelijk maken wat de afdeling inhoudt en doet. Onderzocht wordt hoe en in welke mate het HR-managementsysteem kan worden gekoppeld. ManualMaster biedt daarvoor de mogelijkheden.’
Workflow structureren en archiveren
In 2020 is Martijn met zijn afdeling begonnen met het samenstellen van webformulieren met WebForms. Martijn: ‘De eerste formulieren zijn gekoppeld aan de sales-afdeling van Olam en bestaan uit customer requirement documenten. Sales kan daarmee goed reageren op de wensen en eisen van klanten in relatie tot onze producten.’
‘Met de webformulieren controleren we of de klant krijgt wat is afgesproken. Ze geven Olam Cocoa inzicht in wie op een bepaald moment akkoord heeft gegeven op een specificatie, wat de doorlooptijd daarvan is en op wie moet worden gewacht. Het is een workflow die makkelijk is te structureren en archiveren. We hebben ook een formulier gemaakt voor gewijzigde en nieuwe producten die we bij klanten willen introduceren. Op deze manier wordt met behulp van ManualMaster Management of Chance (MOC) toegepast.’
Voor het laboratorium werkt Martijn aan een aanvraagformulier voor het samenstellen van analyses. En ’ter lering en vermaak’ heeft hij een urenregistratie-formulier samengesteld voor de bedrijfsbrandweer. Daaraan is een stukje accordering toegevoegd.
‘Als het meer dan 5 kliks kost, ben je verloren’
‘Bij het maken van een WebForm is het van belang dat je het formulier compact en overzichtelijk houdt…”
Wilt u meer lezen over hoe Olam met deze functie, en meer, aan de slag gaat?
Dat kan op onze website!
