Alinda Wolthuis | Fotografie: Mondial Movers
Professionele labverhuizers hebben hun handen vol aan de drukte in ‘Labland’. De sector draait als een tierelier. Aan projectadviseur Peter van den Berg van Mondial van Dijk daarom de vraag wat de do’s en don’ts zijn van laboratoriumverhuizingen. Wat zijn de valkuilen? En waar doe je goed aan wanneer je verhuist?
Alinda Wolthuis | Fotografie: Mondial Movers
Een laboratoriumverhuizing is een stressvolle aangelegenheid. Is de apparatuur in goede handen? Hoe voorkomen we verstoring van het werkproces? Hoe bewaken we de veiligheid? “Bij een laboratoriumverhuizing hebben we het vaak over de kern van de bedrijfsvoering van een organisatie”, zegt Peter van den Berg. “Als daar iets mis gaat, kunnen de gevolgen immens zijn. En er kán veel mis gaan: we hebben het over kostbare en soms unieke apparatuur, strak getimede werkprocessen en tientallen leveranciers die de apparatuur af- en aansluiten, uitgassen, testen en kalibreren.”
Als projectadviseur en -begeleider heeft Van den Berg alle verhuisrisico’s al wel voorbij zien komen. Apparatuur die ter plekke is opgebouwd en niet in één stuk verplaatst kan worden. Klanten die de helft van de te verhuizen inventaris vergeten. Of die op een laat moment bedenken dat er extra apparatuur moet komen, zonder dat daar ruimte voor is in het nieuwe pand. Een verhuizing waarbij de lading op -20 of -80 ºC moet blijven, óók als de mussen dood van het dak vallen van de hitte. De verhuizing van gevaarlijke chemicaliën.
Het demonteren en verhuizen van flowkasten en clean benches. “Het verhuizen van een laboratorium kan heel gecompliceerd zijn”, vat Van den Berg samen. In de 19 jaar dat hij zelf bij Mondial van Dijk werkt, heeft hij de labwereld steeds geavanceerder zien worden. “Als laboratoriumverhuizer moet je echt de vakliteratuur bijhouden om te weten wat er allemaal aan apparatuur op de markt is en hoe je die verhuist.”
De sleutel voor een vlekkeloze verhuizing zit aan de voorkant. “De afspraken tussen verhuizer en klant moeten heel helder zijn. Je moet exact in kaart brengen wat er op welk moment waar naartoe verhuisd moet worden. Je moet weten welke leveranciers betrokken zijn bij het afkoppelen en aansluiten en daar goede afspraken mee maken. Je moet de plattegrond van het nieuwe gebouw kennen en alle aansluitpunten. Je moet weten hoe breed de deuren, kozijnen, de lift en het trappenhuis zijn. Misschien krijg je te maken met een sluisprocedure; wat houdt die in en hoeveel tijd kost de procedure? Welke verpakkingsmaterialen en transportmiddelen heb je nodig? Is kostbare apparatuur goed verzekerd? Je denkt vóóraf over elk detail na, zodat je rust hebt op de werkvloer. Je team weet wat het moet doen en op welk moment.”
Bij alle eisen die een verhuizing zelf al stelt, komen ook nog eens de bijzondere eisen van de klant. Steeds vaker vragen die dat alle verhuizers VCA-gecertificeerd zijn. In elk laboratorium heb je te maken met veiligheidseisen, zoals het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen, maar in uitzonderlijke gevallen moeten de verhuizers bepaalde vaccinaties hebben om veilig in labs te kunnen werken. “Soms moet je douchen en een laboratoriumpak aan voor je het lab in mag, en bij vertrek weer douchen en omkleden voor je naar buiten mag”, vertelt Van den Berg. “In andere gevallen volstaat een witte stofjas. Dat moet je weten, anders kun je geen goede planning maken.”
“Een verhuizing waarbij de lading op -20 of -80 ºC moet blijven, óók als de mussen dood van het dak vallen”Projectadviseur Peter van den Berg van Mondial van Dijk
Van den Berg heeft verschillende tips voor organisaties die verhuizen. “Denk niet alleen aan nu, maar ook aan de toekomst: verwacht je nog verder te groeien? Houd daar dan nu vast rekening mee!” Een heel praktische tip is om bij het bouwen of kopen van een nieuw pand goed te onderzoeken of er voldoende capaciteit is op het gebied van verlichting, ventilatie en luchtbehandeling, en stroom/krachtstroom. “Je wilt er niet tijdens de verhuizing achter komen dat er nog het een en ander moet worden aangepast.”
Ook adviseert hij om planmatig te verhuizen: niet alles in één keer, maar bijvoorbeeld afdeling voor afdeling. Een duidelijke taakverdeling tussen verhuizer, leveranciers en de klant zelf is onontbeerlijk. “Stel een helder plan van aanpak op met de gebruikers van apparatuur, de leveranciers en de verhuizer. Zo krijg je inzicht in de eisen en het procesverloop. Dit behoedt je voor onnodige kosten en vertraging in het verhuisproces.”
“Soms hoef je alleen een witte stofjas aan”Projectadviseur Peter van den Berg van Mondial van Dijk
Het verhuizen van een laboratorium is een specialisme, benadrukt Van den Berg. “Je hebt te maken met veiligheidsrisico’s en aansprakelijkheid bij bijvoorbeeld schade aan unieke apparatuur. Een ervaren verhuisorganisatie heeft de expertise om klanten hierin te ontzorgen, van het inpakken van chemicaliën en glaswerk tot het uit- en inhuizen van cleanrooms of het transporteren van vriezers op spanning. Het is een uitdagende, maar ook mooie taak: samen met de klant een ingewikkeld project tot een goed einde brengen. We zijn elke keer weer trots als het gelukt is.”
